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【valueFaxコラム】FAXDM送信で、クレームを受けない方法とは?

クレームを受けないための回避手段

 

FAX DMを送信する際、紙代とインク代金は受け手側の負担になります。

事業所などにFAX DMを送信する場合、その企業の業種に合った内容でないと経費の無駄使いをされたという印象を与えてしまいます。

「肝心」なのは、お客様が興味を持ってくれそうな内容のFAX DMであるかどうかです。

しかしながら相手側の反応によっては、クレームを受けないとも限りません。

返信がないからと言って同じような内容のFAX DMを送り続けることで、ハードクレームに発展してしまうこともあり得ます。

初めて送信するFAX DMのFAX通信欄に「□今後FAX案内は不要」という項目を作成し、チェックが入れられるチェックボックスを作ります。

FAX DMがクレームにつながるリスクを減らすための一つとして、チェックが入った返信を受け取った場合は、再度送信しないようきちんと管理することが重要ですが、クレームを受けないための手段の一つとして有効でしょう。

 

FAX DMの送信時間などにも気を付ける

 

FAX DMは電話で話すわけではないので、深夜や早朝に送るとクレームの原因になりがちです。

「こんなに遅いまたは早い時間に勝手に送ってきて」という具合に、相手の心象を悪くさせてしまいます。相手次第ではすぐにハードクレームとなることも十分ありますので、クレームを受けないためには送信する時間に配慮することも大切です。

 

FAX DMを送る企業選びも慎重に…

 

少人数で経営をしている個人事業主に対しては、なるべくFAX DMを送らないようにしましょう。

あらかじめ送信する前に、企業規模や従業員人数などを確認しておくのがよいでしょう。

一定の規模のある企業であれば、FAX DMの受信や返信にかかる費用は会社経費になるため、クレームを受ける可能性が低くなると考えられます。

 

クレームを受けたときの対応はどうすればよいか

 

慎重にFAX DMの送信先を決めたとしても、クレームが発生する確率をゼロに抑えることは難しいでしょう。

FAX DMにて直接クレームを受けるケースとして「一度、配信拒否をしたにも関わらず、再度FAX DMを配信してきたこと」が原因の一つとして挙げられます。

そこで、「Value FAX」では、送信禁止リストを共有するきのうがあり、配信拒否をされた方の情報をシステムへアップロードすることで、他のお客様がValueFAXをご利用されても、再度、同じ方からクレームが発生しない仕組みを取り入れています。