FAX DMの効率の良い依頼方法や流れ等、すべき準備について解説！｜ValueFAXコラム018

FAX DMを送る前に目的を明確にして企画を立てよう

FAX DMを送る前に、その目的を明確にし、どのようなターゲットにどのようなアピールをするのか企画を立てましょう。

基本的な事項が決まったら、どの業者に依頼するかをサービス内容や実績、費用面を比較して選びます。問い合わせや相談を通じて見積もりを取り、どの業者に依頼するかを決めます。

業者が決まったら、細かな打ち合わせを行いましょう。そこで企画内容を伝え、どのようにすれば上手くいくかや、DMの作成方法のアドバイスなどを受けて、企画を詰めましょう。

送り先のリストについて検討

地域を限定してその地域内にある企業を業種問わずターゲットにするのか、企業の業種や規模などを選んでターゲットにするかなど、宣伝したい商品やサービス、営業戦略などに合わせて送り先を検討します。

送り先リストは自社で用意するのか、それとも業者が保有するリストを利用するのかも検討します。

少しでもレスポンスが増えるように大量に送信したいなら、保有リストが豊富な業者を利用するのがおすすめです。

FAX DM送信のタイミングを検討しよう

いつ送るかが、DMに目を通してもらえるかや、そのまま捨てられたりしないかを左右します。

自社のキャンペーン時期に合わせる方法や、その商品やサービスが季節や期間に応じて需要が左右されるものであれば、その時期を逃さずタイミングを合わせなくてはなりません。

また、送る時期だけでなく、送る時間帯もポイントです。

朝一番では、業務に必要なFAXが大量に送られてくる可能性もあり、他のFAXに混じってしまう上、業務に関係ないDMとして簡単に廃棄されてしまうリスクがあります。

一方、業務終了後では夜間に放置された上、朝送られてくるFAXに紛れてしまうことでしょう。一般的には業務が落ち着いた頃の時間帯を狙うのがおすすめです。

FAX DM業者の担当者にも相談しながら、DMを手に取ってもらえそうな狙い目の時間を選びましょう。

FAX DM送信後の対応も準備万端に

せっかくDMを見て問い合わせや相談をもらっても、社内でスムーズに対応できないのでは困ります。

社内でいつの時点でDMを送り、どの内容について問い合わせが入る可能性があるかを周知し、誰が電話を受けても担当者につないだり、スムーズに応答できたりするようにしておきましょう。

FAX DM原稿の作成と入稿

打ち合わせ内容などに基づき、最終原稿を整え、業者に入稿します。

自社での作成が難しい場合などは、DMのデザインなども対応してもらえるケースも少なくありません。

準備が整ったところで、予定した日時に送信が行われます。