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FAX送付状の正しい書き方とマナー:ビジネスの信頼を築くためのガイド|ValueFAXコラム123

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    現代のビジネスシーンでは、電子メールやオンラインメッセージングツールが一般的になっているものの、FAXの重要性は依然として高いままです。

    特に公式な書類の送信や緊急性の高い情報の伝達では、信頼性と安全性からFAXが選ばれます。FAX送信の第一印象を左右するのが送付状です。

    ここでは、FAXの送付状の役割から書き方、送付時のマナー、文例やテンプレートまで、FAX送付状に関する情報を網羅的に解説します。

    FAXの送付状とは

    FAXの送付状とは、FAXで送信する文書と一緒に送る短いメモや手紙のことです。ビジネスコミュニケーションでは、送付状は重要な役割を果たします。送付状は、送る文書の内容や目的を簡潔に伝えるためのものです。

    また、用紙サイズや手書きかどうかなど、細かい点も受け取る側の印象に影響を与えるため、適切な選択が求められます。

    ここでは、送付状の基本的な役割から、実際の作成にあたってのポイントなどを解説します。

    送付状の役割

    FAX送付状は、以下のような役割のため重要です。

    1. 文書の内容の概要を伝える:送付状には、添付されている文書の要約や概要を記載します。受け取った人は文書を開封する前に、内容や目的を把握できます。たとえば、契約書の送付であれば、その契約の主旨や内容の要点を簡潔に記載しましょう。
    2. 正式な挨拶をする:ビジネス文書の送付状では、相手に対する敬意を表すための正式な挨拶が必要です。たとえば、「拝啓」や「敬具」などの言葉を使って、フォーマルな挨拶を行います。相手に対する礼儀と尊敬の表現となります。
    3. 送付の理由や重要性を強調する:文書を送る理由や文書の重要性を強調することで、受け取った人が文書を真剣に受け止め、適切に対応するよう促しましょう。たとえば、緊急の案件であれば、「至急ご確認いただきたく、お送りいたしました」といった表現を用いるとよいでしょう。
    4. 返信の依頼や連絡先の提供:文書に対する返信が必要な場合、送付状でその旨を明記し、返信を依頼します。また、返信や連絡を容易にするために、連絡先の情報(電話番号、メールアドレスなど)を提供しましょう。受け取った人は、返信や問い合わせをスムーズに行うことができます。

    FAXの送付状は、ビジネス文書の送付において、内容の伝達、敬意の表現、意図の明確化、コミュニケーションの促進といった重要な役割を果たします。

    適切に書かれたFAX送付状は、ビジネスの信頼関係を築く上で欠かせない要素です。

    送付状の用紙サイズ

    FAXの送付状では、用紙サイズも重要です。FAX送信状に最適な用紙サイズについて解説します。

     

    一般的な用紙サイズ:
    FAX送付状で最も一般的に使用される用紙サイズは、A4サイズです。A4サイズは、ビジネス文書の標準的なサイズであり、多くのオフィスで広く利用されています。しかし、場合によってはA5サイズやB5サイズの用紙が使用されることもあります。A5サイズやB5サイズは、A4サイズよりも小さく、省スペースで扱いやすいという点で有用です。

    送る文書とのサイズの整合性:
    送付状の用紙サイズは、送る文書と同じサイズであることが望ましいです。FAXで受け取った際に、送付状と文書を一緒に保管しやすくなります。たとえば、A4サイズの契約書を送る場合は、送付状もA4サイズで作成すると、受け取った側がファイリングしやすくなります。

    用紙サイズの選択基準:
    用紙サイズの選択は、送付状の内容や送る文書のサイズに応じて決めましょう。短いメッセージであればA5サイズを選ぶことでコストを節約できる場合もあります。一方で、詳細な情報を伝える必要がある場合や、添付する文書が多い場合は、A4サイズが適しています。

    一般的に、送付状にはA4サイズの用紙が使用されますが、場合によってはA5サイズやB5サイズの使用を検討しましょう。

    大切なのは、送る文書と同じサイズの用紙を使うことです。FAXで受け取った際に文書と一緒に保管しやすくなります。

    送付状は手書きでもよい?

    送付状は基本的には印刷して使用しますが、短い内容であれば手書きでも構いません。手書きの方がよりパーソナルな印象を与えますが、読みやすい字で丁寧に書くことが重要です。

    FAX送付状を手書きで作成することについて、以下の点を考慮しましょう。

    • 印刷と手書きの選択:一般的に、送付状は印刷して使用されることが多いです。印刷により一貫性が保たれ、プロフェッショナルな印象を与えるためです。しかし、短い内容の送付状であれば、手書きでも問題ありません。手書きの送付状は、よりパーソナルな印象を与えることができ、受け取った側に温かみを感じさせます。
    • 手書きの際の注意点:手書きの送付状を作成する際は、読みやすい字で丁寧に書くことが重要です。不明瞭な筆跡や雑な書き方は、ビジネス文書としての印象を損なう可能性があります。文字の大きさや間隔にも注意し、整然としたレイアウトで書くことで、見た目の清潔感を保ちましょう。
    • 手書きの適切な場面:手書きの送付状は、比較的親密な関係のビジネスパートナーが相手の場合や、感謝の気持ちを伝えたい場合などに有用です。よりパーソナルなコミュニケーションが求められる場面に適しています。一方で、公式な契約書や重要な提案書などフォーマルな文書を送る場合は、印刷された送付状を使用しましょう。

    手書きの送付状は、状況や相手との関係性に応じて適切に使用することで、ビジネスコミュニケーションに温かみと個人的な親しみを加えることができます。

    ただし、常に読みやすさと丁寧さを心がけることが重要です。

    FAX送付状の書き方

    FAX送付状の作成は、ビジネスコミュニケーションにおける重要なスキルの一つです。正しいフォーマットと必須項目を把握することで、相手に対してプロフェッショナルな印象を与えることができます。

    ここでは、FAX送付状の基本的な書き方から、内容を明確に伝えるためのポイントを解説します。

    最低限書かなければならない必須項目

    FAX送付状には、以下の項目を含めましょう。

    1. 最低限押さえておくポイント6つ

    1. 明瞭な見出し:「FAX送付状」という見出しを明確に記載
    2. 日付:送信する年月日
    3. 宛先:相手先の会社名や担当者名を正確に記載
    4. 差出人:送信者の会社名や担当者名、連絡先
    5. 件名:送付する文書の内容や目的を簡潔に表す件名を記載
    6. 本文:送付する文書についての説明や、特に注意してほしい点

    2. 送信年月日

    FAXを送信する日付を「西暦年月日」の形式で記載します。日付は文書の有効性や緊急度を判断する上で重要な情報です。

    3. 相手先会社名・氏名

    宛先となる相手の会社名と担当者名を明記します。可能であれば、部署名や役職も記載するとより具体的でわかりやすくなります。

    4. 書類作成者会社名・氏名

    送付状を作成した人の会社名と氏名、連絡先を記載しましょう。差出人の情報が明確であれば、相手が返信や問い合わせをしやすくなります。

    5. 頭語と結語、ご挨拶

    ビジネス文書としての礼儀を示すために、頭語として「拝啓」、結語として「敬具」を使用し、適切な挨拶を添えます。

    6. 送信枚数

    FAXで送信する文書の枚数を明記しましょう。受け取り側がすべてのページを受信したか確認できます。

    7. 送付内容、備考

    送付する文書の内容や、特記事項があればその旨を記載しましょう。緊急度や重要性を伝える場合にもこの項目を利用します。

    内容を一目で確認できるようにする

    送付状は簡潔にまとめ、相手が一目で内容を理解できるようにします。重要な情報は強調して表示するとよいでしょう。

    補足情報や書類の枚数も記載する

    FAX送付状には、送付する書類の枚数や、必要に応じて補足情報を記載します。相手が文書を正確に受け取り、適切に対応できるようになります。

    FAXを送付する際のマナー

    ビジネスシーンでは、FAXは重要なコミュニケーションツールの一つです。

    しかし、FAXを送付する際には、相手に失礼にならないためのマナーが存在します。送付状を最初に送ること、番号の確認、大量送付の事前連絡など、細かな配慮が求められます。

    また、受け取る側のインク量も考慮した原稿作成が必要です。

    ここでは、FAX送付時に守るべきマナーについて解説します。

    送付状は最初に送る

    FAX送付時のマナーとして、最も基本的なのが送付状を最初に送ることです。

    相手に送る文書が何であるかを事前に知らせるためのもので、相手が受け取った際に内容をすぐに把握できます。

    送付状には、送信者の情報、送信日時、送信内容の概要などを記載します。

    番号の間違いがないように確認する

    FAX送信前には、相手のFAX番号が正しいかどうかを確認することが重要です。番号を間違えると、意図しない相手に重要な情報が送られてしまう可能性があります。

    番号を確認する際には、できれば相手に直接電話をかけて確認するか、事前にメールなどで番号を確認しておくとよいでしょう。

    大量の枚数を送る場合は事前に連絡をする

    FAXで多数のページを送る場合は、事前に相手に連絡を入れることがマナーとされています。予期せぬ大量のFAXを受け取ることで、相手の業務に支障をきたす可能性があるためです。

    事前に連絡を入れることで、相手も受信の準備ができます。

    細かい文字や図を入れない

    FAXは、細かい文字や複雑な図表が読み取りにくい傾向があります。送信する文書には、できるだけ大きな文字を使用し、図表は簡潔にしましょう。

    また、グレーの背景や線が細すぎる図は避けた方がよいでしょう。

    相手のインク量も考慮した原稿づくりをする

    FAX受信時にはインクを消費します。送る側は、できるだけインクの消費を抑えるように原稿を作成することが望ましいです。

    たとえば、背景色を使わない、黒い部分を多くしないなどの工夫をするとよいでしょう。相手のコスト削減にもつながります。

    FAX送付状の文例とテンプレート

    FAX送付状を作成する際には、正確かつ適切な表現が必要です。

    ここでは、実際に使用できるFAX送付状の文例とテンプレートを紹介します。各例を参考にすることで、効果的なFAX送付状を簡単に作成できます。

    また、テンプレートを活用することで、時間を節約しながらプロフェッショナルな印象を与えることが可能です。

    FAXの送付状の文例

    以下は、ビジネスシーンで使用できるFAX送付状の文例です。

    ———————————————————————

    送信日時:2024年3月30日
    宛先:株式会社〇〇〇〇
    〇〇部門 〇〇様
    送信者:株式会社△△△△
    △△部門 △△

    件名:契約書類の送付について

    拝啓 時下ご清栄のこととお慶び申し上げます。
    さて、本日は貴社との契約書類をFAXにて送付させていただきます。
    内容をご確認の上、何かございましたらご連絡いただけますと幸いです。
    尚、原本は後日郵送にてお送りいたしますので、併せてご査収願います。

    敬具

    送信枚数:5枚
    備考:原本郵送予定

    ———————————————————————

    FAXの送付状のテンプレート

    FAX送付状を作成する際に便利なテンプレートは、以下の通りです。

    ———————————————————————

    送信日時:[送信日時]
    宛先:[宛先会社名]
    [宛先部門名] [宛先氏名]様
    送信者:[送信者会社名]
    [送信者部門名] [送信者氏名]

    件名:[件名]

    拝啓 [時候の挨拶]
    [本文]
    敬具

    送信枚数:[枚数]
    備考:[備考]

    ———————————————————————

    上記のテンプレートを利用することで、必要な情報を簡単に記入して、FAX送付状の作成が可能です。件名や本文は、送る内容に応じて適宜変更してください。

    FAX送付状の正しい書き方とマナー:まとめ

    FAX送付状は、送信する書類の内容を明確に伝え、受信者に対する礼儀を示す重要な役割を果たします。正しい書き方やマナーを守ることで、スムーズなコミュニケーションが可能となり、ビジネスの信頼関係を築く一助となります。

    ここで紹介したポイントや文例、テンプレートを参考にして、効果的なFAX送付状を作成しましょう。

    FAX送付状の正しい知識を身につけることで、ビジネスシーンでのプロフェッショナルさがさらに高まります。

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