FAX送付状の書き方完全ガイド｜テンプレート・文例付き

ビジネスシーンでFAXを送る際、送付状は相手への配慮とマナーを示す重要な役割を果たします。しかし「何を書けばいいのか」「必須項目は何か」と迷う方も多いのではないでしょうか。

本記事では、FAX送付状の基本的な書き方から、すぐに使えるテンプレート、シーン別の文例まで網羅的に解説します。送付状の作成時間を短縮し、ビジネスマナーを押さえた適切なFAX送信を実現しましょう。

 

FAX送付状とは？役割と基本構成

FAX送付状（ファックスそうふじょう）とは、FAXで書類を送る際に、送りたい書類と一緒につける案内状のことです。これは、私たちが手紙を送るときに封筒に入れる「送り状」のような役割を果たします。

ただ書類を送るだけでなく、この送付状を添えることで、「誰が」「誰に」「何を」「何枚」送ったのかが、受け取った相手にすぐに分かり、とても親切になります。

ビジネスにおいては、単なる連絡事項を伝えるだけでなく、ビジネスマナーを守っている証となり、相手との信頼関係を築くための大切なツールとなります。

 

FAX送付状の役割と必要性

FAX送付状とは、FAXで書類を送る際に、最初に添付する表紙のような書類のことです。

送付状の主な役割は、誰から誰へ、何を送ったのかを明確に伝えることです。FAXは紙で届くため、送付状がないと、受け取った側が「これは誰からの書類だろう？」「何のために送られてきたのだろう？」と混乱してしまいます。

また、送付状は送信枚数を確認するためにも重要です。「全部で3枚送りました」と記載しておけば、受信側はすべてのページが届いたかどうかを確認できます。途中で用紙切れになったり、通信エラーが起きたりしても、すぐに気付けます。

さらに、ビジネスの礼儀としても欠かせません。いきなり本題の書類だけを送るよりも、挨拶や簡単な説明を添えたほうが、丁寧で信頼できる印象を与えます。

このように、FAX送付状は情報伝達とビジネスマナーの両面で重要な役割を果たしています。

 

送付状に記載すべき基本項目

FAX送付状には、必ず記載すべき項目があります。これらを漏れなく記入することで、正確な情報伝達ができます。

必須項目一覧

項目	内容	記載位置
送信日	FAXを送る日付	右上
宛先情報	会社名・部署名・担当者名	左上
送信者情報	自社名・部署名・氏名・連絡先	右上または下部
件名	送付内容の要約	中央または左寄せ
本文	挨拶と送付目的	中央部
送信枚数	送付状を含めた総枚数	下部
添付書類	同封する書類の一覧	下部

宛先情報では、会社名の後に「御中」、個人名の後には「様」を付けます。部署宛ての場合は「○○部御中」、担当者が分かっている場合は「○○部 △△様」と記載します。

送信者情報には、会社の電話番号とFAX番号を必ず記載しましょう。受信側が確認や問い合わせをする際に必要です。

送信枚数は「本状を含めて全○枚」と明記します。これにより、受信側は全ページを受け取ったかを確認できます。

 

ビジネスマナーとしてのFAX送付状

FAX送付状は、単なる事務的な書類ではありません。ビジネスマナーを表現する大切なツールです。

まず、送付状があることで「この会社はきちんとしている」という印象を与えられます。送付状なしでいきなり書類だけが届くと、雑な対応だと思われる可能性があります。

特に初めて取引する相手には、送付状で丁寧な挨拶をすることが重要です。「初めてご連絡させていただきます」「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」といった礼儀正しい表現を使いましょう。

また、送付状には相手への配慮も表れます。「ご多忙中恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします」という一文があるだけで、相手を気遣う姿勢が伝わります。

緊急の書類を送る場合は、「至急」「重要」といった表示を付けることも大切です。受信側の優先順位付けに役立ちます。

このように、FAX送付状はビジネスコミュニケーションの質を高める重要な要素なのです。

 

FAX送付状の書き方：基本の5ステップ

FAX送付状は、決まった手順で作成することで、誰が作っても間違いのない、丁寧な文書になります。ここでは、送付状を作成するための基本の5つのステップをご紹介します。この手順どおりに進めれば、初めての方でも安心です。

 

ステップ1：送信日と宛先情報の記載

FAX送付状を作成する最初のステップは、送信日と宛先情報を正確に記入することです。

送信日は右上に記載します。「令和7年○月○日」または「2025年○月○日」のように、年月日を省略せずに書きましょう。日付があることで、いつ送られた書類なのかが明確になります。

宛先情報は左上に記載します。書き方の順序は以下のとおりです。

宛先情報の記載順序

1. 郵便番号
2. 住所（都道府県から番地まで）
3. 会社名
4. 部署名
5. 役職名
6. 氏名（敬称付き）

会社名は正式名称を使います。「株式会社」を「（株）」と省略しないようにしましょう。また、前株か後株かも正確に記載します。

部署名や担当者名が分かっている場合は必ず記入します。担当者が不明な場合は「ご担当者様」としてもかまいません。

敬称の使い分けも重要です。会社や部署宛ては「御中」、個人宛ては「様」を使います。ただし、「○○株式会社 営業部御中 田中様」のように、御中と様を併用してはいけません。この場合は「○○株式会社 営業部 田中様」と記載します。

FAX番号も記載しておくと、受信側が「確かに自分宛てだ」と確認しやすくなります。

 

ステップ2：送信者情報の明記

送信者情報は、受信側が返信や問い合わせをする際に必要な情報です。右上または下部に記載します。

送信者情報には以下の内容を含めます。

送信者情報の必須項目

• 会社名（正式名称）
• 郵便番号・住所
• 部署名
• 氏名
• 電話番号
• FAX番号
• メールアドレス（あれば）

会社のロゴや社印を入れると、より正式な印象になります。特に初めての取引先には効果的です。

電話番号とFAX番号は必須です。受信側が内容について確認したい場合や、FAXの一部が読めない場合に連絡が来ます。市外局番から記載し、「03-1234-5678」のようにハイフンで区切ると読みやすくなります。

担当者名も明記しましょう。「○○部 担当：山田太郎」のように、誰が送ったのかを明確にします。受信側が「この件について聞きたい」と思ったとき、誰に連絡すればよいかがすぐに分かります。

メールアドレスを記載すると、FAX以外の連絡手段も提供できます。最近では、FAXで送った書類について、詳細をメールで補足するケースも増えています。

送信者情報が不足していると、受信側が困ります。必ず漏れなく記載しましょう。

 

ステップ3：件名・タイトルの設定

件名は、FAXの内容をひと目で理解してもらうための重要な要素です。中央または左寄せで、大きめの文字で記載します。

件名は簡潔かつ具体的に書きます。「書類送付のご案内」だけでは内容が分かりません。「○月分請求書送付のご案内」「新商品カタログのご送付」のように、何の書類なのかを明記しましょう。

効果的な件名の例

• 「見積書送付のご案内」
• 「契約書（案）ご確認のお願い」
• 「10月度売上報告書の送付」
• 「セミナー開催のご案内」
• 「訂正版資料の再送について」

緊急性が高い場合は、「【至急】」「【重要】」といった表示を件名の前に付けます。受信側が優先的に確認してくれる可能性が高まります。

件名の後に、簡単な一文を添えることもあります。「下記のとおり、書類をお送りいたします」「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」といった文言です。

件名は太字にしたり、フォントサイズを大きくしたりして、目立つようにします。受信側がたくさんのFAXを受け取る場合でも、すぐに内容を把握できるようにするためです。

分かりやすい件名は、受信側の業務効率を上げることにもつながります。

 

ステップ4：本文・挨拶文の作成

本文では、挨拶と送付の目的を簡潔に記載します。長々と書く必要はありませんが、礼儀正しい表現を心がけましょう。

挨拶文は、相手との関係性によって変えます。

相手別の挨拶文例

相手	挨拶文
初めての取引先	突然のご連絡失礼いたします。   このたびは貴重な機会をいただき、誠にありがとうございます。
既存顧客	平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
社内	お疲れ様です。
緊急案件	急なご連絡でおそれ入ります。

挨拶の後は、送付の目的を明確に伝えます。「○○の件につきまして、下記書類をお送りいたします」のように、何のために送っているのかを簡潔に書きます。

必要に応じて、対応のお願いも記載します。「ご確認の上、ご返信いただけますと幸いです」「○月○日までにご回答をお願いいたします」といった具体的な依頼を書くことで、相手が次に何をすればよいのかが分かります。

締めの挨拶も忘れずに。「何卒よろしくお願いいたします」「ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください」といった文言で締めくくります。

本文は5～10行程度が目安です。あまり長いと読むのが負担になるため、要点を絞って記載しましょう。

 

ステップ5：送信枚数と添付書類の確認

最後のステップは、送信枚数と添付書類の情報を記載することです。これにより、受信側はすべてのページを受け取ったかを確認できます。

送信枚数は「送信枚数：本状を含め全○枚」と明記します。送付状自体も1枚に含めることを忘れないようにしましょう。

例えば、送付状1枚と請求書2枚を送る場合は「送信枚数：本状を含め全3枚」と記載します。

添付書類の一覧も記載します。箇条書きで分かりやすく示しましょう。

 

添付書類の記載例

記：

1. 見積書　1枚
2. 商品カタログ　3枚
3. 会社案内　1枚

以上

 

「記」で始めて「以上」で終わるのが正式なビジネス文書の書き方です。

複数種類の書類を送る場合は、それぞれの名称と枚数を明記します。受信側が何を受け取るべきか、ひと目で分かるようにするためです。

送信前には、必ず枚数を再確認しましょう。記載した枚数と実際の枚数が違うと、受信側に迷惑をかけます。

 

送信前の最終チェックリスト

• 送付状を含めた総枚数を数えたか
• 添付書類の名称は正確か
• 各書類の順序は適切か
• 送信する宛先番号に間違いはないか

これらを確認してから送信ボタンを押しましょう。

 

すぐに使えるFAX送付状テンプレート集

ゼロから送付状を作るのは時間がかかります。そこで、用途に合わせてすぐに使えるテンプレートをご用意しました。このテンプレートをコピー&ペーストして、会社のロゴや情報を入力するだけで、プロフェッショナルな送付状が作成できます。

 

ビジネス文書用テンプレート

一般的なビジネス文書を送る際に使える、汎用性の高いテンプレートです。

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FAX送付状

 

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令和○年○月○日

○○株式会社

○○部　○○様

株式会社○○○○

○○部　○○○○

TEL：03-○○○○-○○○○

FAX：03-○○○○-○○○○

 

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件名：書類送付のご案内

 

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平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

下記書類をお送りいたしますので、ご確認くださいますよう

お願い申し上げます。

記

・○○資料　　　○枚

・○○書類　　　○枚

以上

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

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送信枚数：本状を含め全○枚

 

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このテンプレートは、契約書、報告書、資料など、あらゆるビジネス文書に対応できます。○○の部分を実際の情報に置き換えて使用してください。

 

見積書・請求書送付用テンプレート

金額に関わる重要書類を送る際の専用テンプレートです。

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FAX送付状

 

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令和○年○月○日

○○株式会社

経理部　ご担当者様

株式会社○○○○

営業部　○○○○

TEL：03-○○○○-○○○○

FAX：03-○○○○-○○○○

E-mail：○○@○○.co.jp

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件名：【○月分】請求書送付のご案内

 

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平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

○月分の請求書をお送りいたします。

ご確認の上、○月○日までにお振込みくださいますよう

お願い申し上げます。

記

・請求書（○月分）　　　1枚

・請求明細書　　　　　　○枚

【お支払期限】令和○年○月○日

【請求金額】¥○○○,○○○-（税込）

以上

ご不明な点がございましたら、上記連絡先までお問い合わせ

ください。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。

 

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送信枚数：本状を含め全○枚

 

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請求書送付時には、支払期限と金額を明記することで、支払い漏れを防げます。

 

営業・案内状送付用テンプレート

新商品の案内やセミナーの告知など、営業活動に使えるテンプレートです。

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FAX送付状

 

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令和○年○月○日

○○株式会社

○○部　ご担当者様

株式会社○○○○

営業部　○○○○

TEL：03-○○○○-○○○○

FAX：03-○○○○-○○○○

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件名：【新商品のご案内】○○○○のお知らせ

 

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拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

このたび、弊社では新商品「○○○○」を発売する運びと

なりました。

つきましては、商品案内資料をお送りいたします。

ご興味をお持ちいただけましたら、お気軽にお問い合わせ

ください。

敬具

記

・新商品カタログ　　　○枚

・価格表　　　　　　　1枚

・会社案内　　　　　　1枚

【お問い合わせ期限】令和○年○月○日まで

【特別キャンペーン】初回ご注文○○％OFF

以上

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。

 

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送信枚数：本状を含め全○枚

 

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営業用のテンプレートでは、メリットや期限を明確に示すことで、反応率を高められます。

 

社内連絡用テンプレート

社内の他部署や支店に書類を送る際のテンプレートです。対外的なものより少しカジュアルな表現でもかまいません。

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社内FAX送付状

 

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令和○年○月○日

○○部　○○課

○○様

差出人：○○部　○○○○

内線：○○○○

FAX：03-○○○○-○○○○

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件名：○○資料の送付について

 

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お疲れ様です。

○○の件につきまして、下記資料をお送りします。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

記

・○○報告書　　　　　○枚

・データ集計表　　　　○枚

【確認期限】○月○日（○）17:00まで

【返信方法】内線○○○○までご連絡ください

以上

ご不明な点がありましたら、内線○○○○までご連絡ください。

 

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送信枚数：本状を含め全○枚

 

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社内用は「お疲れ様です」という挨拶で始め、内線番号を記載することで、すぐに連絡が取れるようにします。

 

シーン別FAX送付状の文例集

送付状の基本が分かったら、次は実際の状況に合わせた「文例」を知ることが大切です。 相手との関係性や、送る書類の緊急度によって、適切な表現は異なります。

 

初めての取引先への送付状

初めて取引する相手には、丁寧な挨拶と自社の簡単な紹介を加えます。

 

文例1：資料送付の場合

突然のご連絡失礼いたします。

私どもは○○を専門に扱う株式会社○○○○と申します。

このたび、貴社のホームページを拝見し、弊社サービスがお役に立てるのではないかと考え、ご連絡させていただきました。

つきましては、弊社サービスのご案内資料をお送りいたします。

ご検討いただけますと幸いです。

ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

文例2：見積書送付の場合

このたびは、お見積もりのご依頼をいただき、誠にありがとうございます。

ご依頼いただきました○○に関するお見積書をお送りいたします。

内容をご確認いただき、ご不明な点やご要望がございましたら、遠慮なくお申し付けください。

このたびのご縁を大切にし、誠心誠意対応させていただきます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

初めての取引先には、自社の信頼性を示すために、会社案内や実績資料を同封することも効果的です。また、「突然のご連絡失礼いたします」という一言で、丁寧な印象を与えられます。

連絡先を分かりやすく記載し、「お気軽にお問い合わせください」と添えることで、相手が質問しやすい雰囲気をつくれます。

 

既存顧客への定期連絡

継続的に取引がある顧客には、日頃の感謝を伝えつつ、簡潔に要件を伝えます。

 

文例1：月次報告書の送付

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

○月分の月次報告書をお送りいたします。

今月の実績は以下のとおりです。

・売上：前月比○○％増

・新規顧客数：○○件

詳細につきましては、添付の報告書をご確認ください。

引き続き、よりよいサービスの提供に努めてまいります。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。

 

文例2：定期メンテナンスの案内

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

○○の定期メンテナンス時期が近づいてまいりました。

つきましては、メンテナンススケジュールのご案内をお送りいたします。

ご都合のよい日程をご連絡いただけますと幸いです。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。

 

既存顧客への送付状では、「平素は格別のご高配を賜り」という定型文で始めるのが一般的です。長年の取引がある場合は、その感謝を示す一文を加えると、関係性がより深まります。

 

緊急・至急案件の送付状

緊急性が高い書類を送る場合は、件名に【至急】【重要】などを付け、内容を簡潔に伝えます。

 

文例1：訂正書類の緊急送付

【至急】訂正書類の送付について

急なご連絡で恐れ入ります。

先ほどお送りいたしました○○書類に誤りがございました。

大変申し訳ございません。

訂正版を至急お送りいたしますので、先にお送りした書類は破棄いただき、こちらをご使用くださいますようお願い申し上げます。

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

ご不明な点がございましたら、至急ご連絡ください。

担当：○○（携帯：090-○○○○-○○○○）

 

文例2：期限間近の書類送付

【重要】○○書類のご提出について

急なご連絡で恐れ入ります。

○月○日が提出期限となっております○○書類について、まだご提出いただいておりません。

つきましては、記入例と返送用紙をお送りいたします。

大変恐縮ですが、○月○日（○）17:00までにご返信いただけますよう、お願い申し上げます。

ご多忙中お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

緊急案件では、期限や対応方法を明確に記載し、担当者の直通連絡先（携帯電話など）も記載するとよいでしょう。相手がすぐに連絡できる体制を整えることが重要です。

 

お詫び・訂正文書の送付状

ミスや誤りがあった場合の送付状は、誠実な謝罪と迅速な対応を示すことが大切です。

 

文例1：請求書の金額訂正

【訂正とお詫び】請求書の再送について

○○株式会社

経理部　ご担当者様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

先日お送りいたしました○月分請求書につきまして、金額に誤りがございました。

大変申し訳ございません。

訂正版の請求書を至急お送りいたします。

先にお送りした請求書は破棄いただき、こちらの請求書にてお手続きくださいますよう、お願い申し上げます。

【訂正内容】

誤：¥○○○,○○○-

正：¥○○○,○○○-

このたびは、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

今後このようなことがないよう、十分注意してまいります。

 

文例2：誤送信のお詫び

【お詫び】FAX誤送信について

○○株式会社

○○部　○○様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

先ほど、誤って他社様宛ての書類を貴社にお送りしてしまいました。

大変申し訳ございません。

つきましては、誤送信いたしました書類を破棄いただけますようお願い申し上げます。

このたびは、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

今後このようなことがないよう、送信前の確認を徹底してまいります。

 

お詫びの送付状では、何が間違っていたのか、どう訂正したのかを明確に示します。「申し訳ございません」という謝罪の言葉を繰り返すより、具体的な訂正内容と再発防止策を示すほうが信頼を取り戻せます。

 

FAX送付状作成時の注意点とマナー

FAX送付状を作成する際、内容だけでなく、見た目や送付方法にも気を配る必要があります。これらのマナーを守ることで、よりプロフェッショナルな印象を相手に与えることができます。

 

誤送信を防ぐためのチェックポイント

FAXの誤送信は、情報漏えいや取引先への迷惑につながります。送信前に必ずチェックしましょう。

 

送信前の確認チェックリスト

チェック項目	確認内容
FAX番号	宛先のFAX番号が正しいか
宛先名	会社名・部署名・氏名が正しいか
送信枚数	記載枚数と実際の枚数が一致しているか
内容	誤字脱字がないか
添付書類	送るべき書類がすべてそろっているか
機密情報	送信して問題ない内容か

FAX番号の確認は特に重要です。間違い電話ならぬ「間違いFAX」を防ぐため、以下の方法を実践しましょう。

 

FAX番号の確認方法

• 番号を声に出して読み上げる
• 2人でダブルチェックする
• 送信履歴から選択する場合も再確認
• 新規取引先の場合は、先方に電話で番号を確認

送信前に「テスト送信」機能がある場合は活用します。1枚だけ送って、相手に届いたか確認してから本送信すると安心です。

また、個人情報や機密情報を含む書類を送る際は、送付状に「機密文書」と明記し、宛先の担当者に電話で「今からFAXを送ります」と連絡するのが望ましいです。

誤送信してしまった場合は、すぐに相手に電話で連絡し、書類の破棄をお願いします。その後、お詫びのFAXまたは文書を送ることも必要です。

 

個人情報保護への配慮

FAXは紙で出力されるため、個人情報の取り扱いには特に注意が必要です。

まず、個人情報を含む書類を送る場合は、送付状に注意書きを記載します。

 

個人情報保護の注意書き例

【重要】本書類には個人情報が含まれております。

お取り扱いには十分ご注意ください。

内容確認後は、適切に保管または破棄をお願いいたします。

複数の拠点がある企業にFAXを送る場合、どこのFAX機に届くのかを事前に確認しましょう。共用のFAX機に届いてしまうと、関係ない人が見る可能性があります。

できれば、個人情報を含む書類は直通FAXに送るか、事前に電話で「今から重要書類を送ります。FAXが届いたらすぐに受け取ってください」と伝えます。

マイナンバーや口座番号など、特に機密性の高い情報は、FAXでの送信を避け、郵送や暗号化したメールで送ることを検討しましょう。

また、自社のFAX機の設置場所も見直しが必要です。誰でも通れる場所に置いてある場合、届いたFAXをほかの人が見てしまう可能性があります。

 

社内での個人情報保護対策

• FAX機を人目につきにくい場所に設置
• 届いたFAXはすぐに回収する体制をつくる
• 不要になったFAXはシュレッダーで処分
• FAXの送受信記録を管理

個人情報保護法の遵守は、企業の信頼に直結します。適切な管理体制を整えましょう。

 

読みやすいレイアウトのコツ

FAXは解像度が低いため、読みやすさを考慮したレイアウトが重要です。

フォントは明朝体よりもゴシック体のほうが、FAXでは読みやすくなります。サイズは10.5ポイント以上が推奨されます。小さすぎる文字は、FAXで送ると潰れて読めなくなることがあります。

余白も十分に取りましょう。上下左右に最低でも15mm程度の余白があると、受信側で用紙が少しずれても文字が切れません。

読みやすいレイアウトのポイント

• フォントはゴシック体を使用
• 文字サイズは10.5pt以上
• 行間は1.5倍程度に設定
• 余白は上下左右15mm以上
• 重要な情報は太字や囲み枠で強調
• 細かい図やグラフは避ける

文字の色は黒一色が基本です。カラーFAXもありますが、多くは白黒で受信されるため、グレーや色文字は見えなくなる可能性があります。

線や枠も太めにします。細い線は送信時に消えてしまうことがあるためです。0.5pt以上の太さを推奨します。

情報は階層化して整理します。見出し、本文、補足情報を明確に区別することで、受信側が内容を素早く理解できます。

また、1ページに情報を詰め込みすぎないことも大切です。余白がないと圧迫感があり、読む気が失せてしまいます。

送信前に、自社のFAXで一度テスト送信してみることをおすすめします。実際に受信した状態を確認することで、読みにくい箇所を修正できます。

 

FAX送付状をシステム化する方法：効率化のヒント

手書きや手作業でFAX送付状を作成するのは、時間も手間もかかります。特に送付頻度が高い場合は、システム化することで大幅に効率を上げることができます。

 

テンプレート管理で作成時間を短縮

FAX送付状を毎回ゼロから作るのは時間の無駄です。テンプレートを整備することで、作成時間を大幅に短縮できます。

まず、用途別にテンプレートを用意しましょう。

用意すべきテンプレートの種類

• 一般文書用
• 見積書・請求書用
• 営業・案内用
• 社内連絡用
• お詫び・訂正用
• 緊急案内用

これらをWordやExcelで作成し、共有フォルダに保存します。ファイル名は「FAX送付状_見積書用」のように、分かりやすく付けましょう。

テンプレートには、変更が必要な箇所を色付きで示しておくと便利です。例えば、宛先や日付、送信枚数などを赤字にしておけば、記入漏れを防げます。

社内で共通のテンプレートを使うことで、送付状の品質が統一されます。誰が作っても同じレベルの送付状になるため、新入社員でもすぐに対応できます。

テンプレート運用のルール

• 最新版を共有フォルダで一元管理
• 更新時はバージョン番号を付ける
• 各部署独自のテンプレートも作成可
• 年に1回、内容を見直す

WordやExcelのテンプレート機能を使えば、さらに便利です。「差し込み印刷」機能を使うと、宛先リストから自動的に送付状を作成できます。

複数の取引先に同じ内容のFAXを送る場合、この機能を使えば、宛先を変えた送付状を一括作成できるため、大幅に時間を節約できます。

 

FAXDMシステムでの自動送付状作成

FAXDMを活用している企業なら、送付状の自動作成機能を持つシステムを導入すると効率的です。

FAXDMシステムの多くは、送付状を自動生成する機能を備えています。原稿をアップロードすると、システムが自動的に送付状を付けて送信してくれます。

 

FAXDMシステムの送付状機能

• テンプレートからの自動生成
• 宛先情報の自動挿入
• 送信日時の自動記載
• 送信枚数の自動計算
• 差し込み項目のカスタマイズ

例えば、「○○様へのご案内」という文言を、リストの各企業名に差し替えて送付状を作成できます。1,000社に送る場合でも、1,000通の個別送付状が自動的に作られます。

送付状のデザインもカスタマイズ可能です。会社のロゴや社印を入れたり、レイアウトを調整したりできます。一度設定すれば、以降は自動的に同じデザインで送付状が作られます。

FAXDMシステムを選ぶ際は、以下の点をチェックしましょう。

 

システム選定のポイント

• 送付状の自動作成機能があるか
• テンプレートのカスタマイズは可能か
• 差し込み項目は何種類使えるか
• 送信履歴は確認できるか
• サポート体制は充実しているか

クラウド型のFAXDMシステムなら、社外からでもアクセスでき、営業担当者が外出先から送信することも可能です。

初期費用を抑えたい場合は、月額制のシステムから始めるのがおすすめです。送信量に応じた料金プランを選べば、コストを最適化できます。

 

送信履歴の管理と効果測定

FAX送付状の効果を高めるには、送信履歴を記録し、分析することが重要です。

送信履歴には、以下の情報を記録します。

 

記録すべき送信履歴項目

• 送信日時
• 宛先（会社名・担当者名）
• FAX番号
• 送信内容（件名）
• 送信枚数
• 送信結果（成功/失敗）
• 反応の有無（問い合わせ・返信）
• 反応日時

Excelやスプレッドシートで管理するのが一般的です。FAXDMシステムを使っている場合は、システム内で自動的に記録されます。

送信履歴を分析することで、以下のような改善点が見えてきます。

 

送信履歴から分かること

• どの時間帯の送信が反応率が高いか
• どの業種からの反応が多いか
• どの内容の送付状が効果的か
• 繰り返し送っても反応がない企業はどこか

例えば、火曜日の午前中に送ったFAXの反応率が高いことが分かれば、今後はその時間帯を優先的に使えます。

また、送信履歴は法的な記録としても重要です。「そのようなFAXは受け取っていない」というトラブルが起きた際、送信履歴があれば証拠になります。

 

効果測定の指標

• 反応率：問い合わせ件数 ÷ 送信件数
• 商談化率：商談件数 ÷ 問い合わせ件数
• 成約率：成約件数 ÷ 商談件数
• 費用対効果：売上 ÷ FAX送信コスト

これらの指標を定期的に確認し、改善を重ねることで、FAX送付状の効果を最大化できます。

月次や四半期ごとにレポートを作成し、チーム内で共有することも有効です。成功事例を共有することで、チーム全体のスキルが向上します。

 

FAQ（よくある質問）

FAX送付状について、お客様からよくいただく質問とその回答をまとめました。

 

Q1. FAX送付状は必ず必要ですか？

FAX送付状は、法律で義務付けられているわけではありませんが、ビジネスマナーとして付けることが強く推奨されます。

送付状がないと、受信側は「誰から何のために送られてきたのか」がすぐに分かりません。特に、企業では毎日多くのFAXを受信するため、送付状がないと処理が遅れる可能性があります。

また、送付状がないと、送信枚数を確認できません。もし途中でエラーが起きて全ページが届かなかった場合でも、受信側は気づけません。

ただし、以下のような場合は、送付状を省略することもあります。

送付状を省略できるケース

• 社内の定型的な連絡（日報など）
• 緊急性が非常に高く、1枚だけの書類
• 相手と事前に「送付状なしでよい」と合意している場合
• 返信用紙として相手から送られてきた用紙を返す場合

それでも、初めての取引先や、重要な書類を送る際は、必ず送付状を付けるべきです。送付状があることで「きちんとした会社」という印象を与えられます。

送付状の作成にかかる時間は数分程度です。この手間を惜しんで、取引先の信頼を失うリスクは避けましょう。

 

Q2. 送付状なしでFAXを送るのは失礼ですか？

はい、基本的には失礼にあたります。特にビジネスシーンでは、送付状なしのFAXは「雑な対応」と受け取られる可能性が高いです。

送付状がないと、受信側は以下のような不便を感じます。

送付状がないことで起きる問題

• 差出人が誰か分からない
• 何の書類か判断できない
• 全ページ届いたか確認できない
• どの部署・担当者に渡すべきか分からない
• 返信や問い合わせができない

特に、複数の取引先から毎日FAXを受信している企業では、送付状がないと書類が埋もれてしまい、対応が遅れる原因になります。

ただし、相手との関係性によっては、柔軟に対応することもあります。

送付状を簡略化できる関係性

• 長年取引があり、頻繁にやり取りしている
• 社内の他部署への送信
• 相手から「送付状は不要」といわれている
• 定期的な報告書など、内容が決まっている

それでも、初めての取引先や、重要な契約書・請求書などを送る際は、必ず送付状を付けるべきです。

「送付状を付けるべきか迷ったときは、付ける」を基本ルールにすることをおすすめします。送付状があって困ることはありませんが、ない場合は問題になる可能性があります。

 

Q3. 複数の書類を送る場合、送付状の書き方は？

複数の書類を送る場合は、送付状の添付書類欄に、すべての書類を箇条書きで記載します。

記載例

記：

1. 見積書　　　　　　　　1枚
2. 商品カタログ　　　　　5枚
3. 料金表　　　　　　　　2枚
4. 会社案内　　　　　　　1枚

以上

送信枚数：本状を含め全10枚

 

ポイントは以下のとおりです。

 

複数書類送付時のポイント

• 書類名を具体的に記載（「資料」ではなく「商品カタログ」）
• 各書類の枚数を明記
• 合計枚数を計算し、送付状を含めた総枚数を記載
• 書類の順序は重要度順または送信順に記載

書類の種類が多い場合は、重要な書類を上位に記載します。例えば、契約書は一番上、参考資料は下のほうに配置します。

枚数の数え間違いを防ぐため、送信前に必ず再確認しましょう。

枚数確認の方法

1. 送付状を含めたすべての書類を重ねる
2. 上から順に枚数を数える
3. 送付状に記載した枚数と実際の枚数を照合
4. 同僚に確認してもらう（ダブルチェック）

また、書類が10枚を超える場合は、送付状に「全○ページ」と記載し、各ページの下部にもページ番号を振ると親切です。「1/15」「2/15」のように、全体のページ数も分かるようにします。

異なる種類の書類を送る場合は、それぞれの書類の間に仕切り紙を入れることも検討しましょう。受信側が書類を仕分けやすくなります。

 

利用者の声

FAX送付状のテンプレート管理や、システムを活用した企業の声を、匿名でご紹介します。効率化のヒントとしてご活用ください。

 

不動産業D社様

「当社では、物件資料や契約書をFAXで送ることが多く、毎日10件以上のFAXを送信しています。以前は、送付状を毎回手書きしていたため、作成に時間がかかっていました。

そこで、用途別にテンプレートを作成し、Word文書として保存することにしました。宛先情報を入力するだけで、すぐに送付状が完成するようになりました。

特に役立っているのが、物件資料送付用のテンプレートです。『○○物件の資料送付について』という件名で統一し、本文には『ご検討のほど、よろしくお願いいたします』という定型文を入れています。

これにより、送付状の作成時間が1件あたり10分から2分に短縮されました。1日で80分の時間短縮になり、その分を顧客対応に充てられるようになりました。

また、テンプレートを使うことで、誤記入も減りました。送信枚数の記入漏れや宛先の書き間違いがなくなり、誤送信によるクレームもゼロになりました。

FAX送付状のテンプレート化は、不動産業のような書類のやり取りが多い業種には必須だと実感しています。」

 

士業E事務所様

「税理士事務所として、顧問先企業に毎月の試算表や税務資料をFAXで送っています。機密性の高い書類を扱うため、送付状には特に気を使っています。

以前、宛先を間違えて別の顧問先に書類を送ってしまったことがありました。幸い、先方が誠実に対応してくださり、すぐに破棄していただけましたが、大きな反省点となりました。

それ以降、送付状に『機密文書』と大きく表示し、『本書類には機密情報が含まれています。万一誤送信の場合は、お手数ですが下記までご連絡ください』という注意書きを必ず入れるようにしました。

また、送信前のチェック体制も強化しました。送信担当者が番号を声に出して読み上げ、もう一人が確認するダブルチェック方式を導入しました。

送付状には、送信者の直通電話番号と携帯電話番号も記載しています。顧問先から『この数字について確認したい』という連絡がすぐに来るようになり、コミュニケーションが円滑になりました。

送付状は、単なる形式的な書類ではなく、情報保護とコミュニケーションの重要なツールだと認識しています。これからも丁寧な送付状作成を心がけます。」

 

卸売業F社様

「食品卸売業を営んでおり、取引先のスーパーや飲食店に、毎日の仕入れ価格や在庫状況をFAXで送っています。1日に50件以上のFAXを送ることもあります。

以前は、送付状の作成に時間がかかり、送信業務が残業の原因になっていました。そこで、FAXDMシステムを導入し、送付状の自動作成機能を活用することにしました。

システムには、取引先の情報を登録しておきます。送信する際は、原稿をアップロードするだけで、システムが自動的に送付状を付けて送信してくれます。

宛先情報や送信日、送信枚数も自動的に入力されるため、記入ミスがなくなりました。また、『いつもお世話になっております』という挨拶文も自動挿入されるため、毎回入力する手間が省けます。

さらに、送信履歴が自動的に記録されるため、『あの書類はいつ送ったか』をすぐに確認できます。取引先から『FAXが届いていない』と連絡があった際も、送信記録を見せて確認できるため、トラブルがスムーズに解決します。

システム導入により、送付状の作成時間がほぼゼロになり、FAX送信業務全体の時間が70%削減されました。コストはかかりますが、それ以上の効果があったと感じています。

大量のFAXを送る企業には、システム化を強くおすすめします。」

 

 

まとめ

FAX送付状は、ビジネスにおける第一印象を左右する重要な要素です。基本項目を押さえた丁寧な送付状を作成することで、相手への配慮が伝わり、信頼関係の構築につながります。テンプレートや文例を活用すれば、作成時間を短縮しながらも質の高い送付状を送ることが可能です。

さらに効率化を図りたい場合は、FAXDMシステムの導入もご検討ください。当社のシステムなら、送付状の自動作成から送信履歴の管理まで一元化でき、業務効率の大幅な向上が期待できます。