FAXが届かない原因と対処法完全ガイド｜すぐに試せる解決策

FAXを送信したはずなのに相手に届いていない、または受信できないというトラブルは多くの企業や個人が経験する問題です。ビジネスシーンでは重要な書類のやり取りでFAXが使われることも多く、届かないと大きな支障をきたします。

本記事では、FAXが届かない主な原因と、それぞれの具体的な対処法について詳しく解説します。

FAXが届かない主な原因

FAXが届かない原因は一つではありません。番号間違いなどの単純なミスから、受信側の設定、通信回線の品質、そしてFAX機自体の不具合まで、多岐にわたります。

まずは送信側と受信側のどちらに問題があるのか、原因を切り分けて考えることが、迅速な解決への第一歩となります。落ち着いて一つずつ確認していきましょう。

送信側の設定ミス

FAXが届かない原因としてもっとも多いのが、送信側での単純な設定ミスです。特に、FAX番号の押し間違いは頻繁に起こりがちなトラブルです。

市外局番の入力漏れや、似た番号との混同がないか、送信前にもう一度落ち着いて確認しましょう。短縮ダイヤルに登録している場合でも、その登録番号自体が間違っている可能性も考えられます。

また、原稿のセット向きが逆だったり、裏表を間違えたりすると、受信側には何も書かれていない白紙のFAXが届いてしまいます。複数枚の原稿を送る際に、原稿の総枚数の設定を間違えるといったケースもあります。

送信ボタンを押す前に、宛先番号と原稿の状態を再確認する習慣を持つことが、こうした人為的ミスを防ぐ上で非常に重要です。

受信側の設定問題

送信側に問題がない場合、次に受信側のFAX機の状態を確認する必要があります。まず確認すべきこととして、相手先のFAX機の電源が入っていない、または省電力のスリープモードから復帰していないケースが考えられます。見た目では電源が入っているようでも、通信を受け付けない状態になっていることがあります。

また、迷惑FAX対策などで、特定の番号や非通知の番号からの受信を拒否する「着信拒否設定」が、意図せず有効になっている可能性もあります。過去に設定したまま、その存在を忘れてしまっているケースも少なくありません。

もちろん、相手先が電話中であったり、別のFAXを送受信中であったりして回線が話し中の場合も、当然ながらFAX通信は確立されず、届きません。

回線・通信環境の問題

FAX機本体や設定に問題がなくても、目に見えない通信回線の状態が原因でFAXが届かないことがあります。特に、光回線を利用したIP電話網でFAX（IP-FAX）を使用している場合、インターネットの接続状況に直接的に影響を受けやすくなります。

通信が混み合う時間帯や、契約しているプロバイダの通信品質が低いと、音声通話は問題なくても、より繊細なFAXのデータが正常に送れず通信エラーが発生しやすくなります。

従来の電話回線（アナログ回線）でも、回線自体にノイズが多かったり、電話線の差し込み口で接触不良があったりすると、通信が不安定になる原因となります。

機器の故障や不具合

これまで挙げてきたさまざまな原因を確認しても問題が解決しない場合、FAX機本体の故障や不具合を疑う必要があります。長年使用しているFAX機は、目には見えない内部の部品が経年劣化して正常に動作しなくなることがあります。

原稿を読み取るセンサーの汚れや故障、紙を送るローラーの摩耗による頻繁な紙詰まり、通信を制御する基盤の不具合による通信エラーなどが、代表的な物理的故障の例です。

また、最近主流の複合機の場合は、スキャンやコピーは正常にできても、FAX通信に関わる部分だけが選択的に故障しているという、少し診断が難しいケースも考えられます。

FAX送信エラーの確認方法と対処法

FAXを送信したのに「届いていない」と言われた場合、まずは送信結果を確認することが重要です。多くのFAX機は、送信後に結果を知らせるレポートを印刷する機能を持っています。そこに表示されるエラーコードを読み解くことで、届かない原因を特定し、適切な対処法を取ることができます。焦らずにレポートを確認しましょう。

送信レポートの確認方法

多くのFAX機では、送信が完了または失敗した後に、自動で「送信結果レポート」や「通信管理レポート」を印刷するように設定できます。このレポートには、送信日時、宛先のFAX番号、送信枚数、通信時間、そしてもっとも重要な送信結果（OK、NG、エラーなど）が記載されています。

自動印刷を設定していなくても、メニュー画面から手動でレポートを印刷することが可能です。まずはこのレポートを出力し、送信が成功しているか、失敗しているかを確認しましょう。

エラーコードの意味と対処

送信レポートの結果が「NG」や「エラー」だった場合、多くは3桁の数字などのエラーコードが併記されています。このエラーコードは、なぜ送信が失敗したのかを示す重要な手がかりです。

例えば、「相手先話し中」「応答なし」「回線品質の低下による通信エラー」といった原因がコードから判別できます。エラーコードの具体的な意味は、お使いのFAX機の取扱説明書や、メーカーの公式サイトで確認できます。原因に応じて対処しましょう。

再送信のタイミングと方法

エラーの原因が「相手先話し中」など一時的なものである場合は、5分から10分ほど時間を置いてから再送信すると、問題なく届くことがほとんどです。多くのFAX機には、自動で数回再送信（リダイヤル）を試みる機能が備わっています。

回線品質が原因と思われる場合は、通信が混雑しにくい早朝や深夜など、時間帯を変えて試してみるのも有効な手段です。それでも何度も失敗する場合は、機器の故障なども考えられるため、一度相手先に電話で状況を確認してから再送信するのが確実です。

FAXが受信できない場合のチェックポイント

自分ではなかなか気づきにくいのが、受信側に原因があるケースです。「FAXを送った」と相手から連絡があったのに届いていない場合、まずは自身のFAX機の状態を確認しましょう。

用紙切れなどの単純な見落としから、メモリ不足や意図しない設定の問題まで、受信できない原因はさまざまです。落ち着いて基本的な項目からチェックすることが大切です。

着信拒否設定の確認

迷惑FAXを防ぐために搭載されている「着信拒否機能」が、受信できない原因になっていることがあります。「非通知拒否」や「特定番号拒否」の設定が有効になっていると、該当する相手からのFAXは受信されません。

過去に設定したまま忘れてしまっているケースも少なくないため、FAX機のメニュー画面からセキュリティ設定や受信設定の項目を確認し、必要な送信元の番号が拒否リストに含まれていないかチェックしましょう。

用紙切れ・インク切れのチェック

FAXが受信できない原因として、非常に基本的かつ多いのが、用紙やインク（トナー）が切れているケースです。受信したFAXデータは、用紙やインクがなければ当然印刷されません。

多くの機種では、用紙切れやインク切れになると、エラーランプが点灯したり、ディスプレイに警告メッセージが表示されたりします。すぐに新しい用紙やインクカートリッジを補充しましょう。機種によっては、メモリ内に未印刷のデータが保存されている場合があります。

メモリ容量の確認

FAX機は、受信したデータを一度本体の内部メモリに保存し、そこから順次印刷する仕組みになっています。大量のFAXを一度に受信したり、用紙切れなどで印刷できない状態が長時間続いたりすると、このメモリの容量がいっぱい（メモリフル）になってしまいます。

メモリが満杯になると、新たなFAXデータを受信することができなくなります。本体に保存されている不要なデータを削除するか、たまっていたデータをすべて印刷して、メモリの空き容量を確保してください。

FAXの通信環境による問題と改善策

FAXが届かない原因が機器の設定や消耗品にない場合、通信環境を疑う必要があります。特に光回線を利用したIP-FAXは、インターネット環境の品質に左右されがちです。

回線の種類による特性を理解し、通信速度を調整するなど、環境に合わせた対策を講じることで、通信の安定性を高め、トラブルを解決できる場合があります。

回線品質の診断方法

現在の回線品質を手軽に診断するには、FAX機と同じ電話回線に接続されている電話機を使って、実際に誰かと通話してみるのが簡単な方法です。通話中に「ザー」という大きなノイズが聞こえたり、相手の声が頻繁に途切れたりする場合は、回線の品質が低下している可能性があります。

IP-FAXの場合は、インターネットの速度測定サイトで、通信速度（特にアップロード速度）やPing値（応答速度）を確認するのも有効です。

IP-FAXとアナログFAXの違い

従来の電話回線（銅線）を利用するのが「アナログFAX」、光回線などのインターネット回線網を利用して通信するのが「IP-FAX」です。IP-FAXは、アナログ回線に比べて通信コストを抑えられるというメリットがあります。

一方で、インターネットの回線状況やプロバイダの設備、ネットワークの混雑状況などの影響を受けやすく、音声通話は問題なくてもFAXのようなデータ通信ではエラーが発生しやすい、というデメリットもあります。

通信速度の調整方法

FAXがデータを送受信する際の通信速度（ボーレート）は、多くの機種で設定変更が可能です。初期設定では、もっとも速い通信速度（33.6kbpsなど）に設定されていることが一般的です。

しかし、回線の品質がよくない場合、この高速な通信が逆にエラーの原因となります。FAX機の設定メニューから、通信速度（開始速度）を一段階低い14.4kbpsや9.6kbpsに手動で設定し直すことで、通信の安定性が増し、FAXが届かない問題が改善されることがよくあります。

FAX機器のメンテナンスと故障対応

あらゆる対策を試してもFAXが届かない場合、機器本体の故障が原因かもしれません。特に長年使用しているFAX機は、経年劣化による不具合が発生しやすくなります。日頃の簡単なメンテナンスで未然に防げるトラブルもありますが、故障のサインを見極め、適切なタイミングで修理や交換を判断することが重要です。

定期メンテナンスのポイント

日頃からできる簡単なメンテナンスで、トラブルの発生を減らすことができます。原稿を読み取るためのガラス面や、原稿を送り込むためのローラー部分は、ホコリや手あか、インク汚れが付着しやすい場所です。これらが汚れていると、読み取りエラーや紙詰まりの原因になるため、柔らかい布で定期的に清掃しましょう。

また、複合機の場合は、メーカーのウェブサイトで提供されるファームウェア（本体の制御ソフトウェア）を定期的に確認し、最新の状態に保つことも不具合の予防につながります。

故障の見分け方

以下のような症状が頻繁に発生する場合は、機器本体の故障の可能性が高いと考えられます。

• 用紙が頻繁に詰まる、または複数枚同時に給紙されてしまう
• 印刷した用紙に、常に黒い線や白い筋が入る、または全体がかすれる
• 操作パネルのボタンが反応しない、またはディスプレイ表示がおかしい
• 「ガリガリ」「キーキー」といった異音がする・使用中に突然電源が落ちる

消耗品の交換や再起動で改善しない場合は、修理を検討する必要があります。

修理・交換の判断基準

修理か交換かを判断する上で重要な基準は、使用年数と修理費用です。一般的に、ビジネス用FAX機や複合機の法定耐用年数は5年とされています。

購入から5年以上経過している場合、高額な費用をかけて修理しても、すぐに別の箇所が故障するリスクがあります。メーカーのサポートに連絡して修理費用の見積もりを取り、その金額が新品を購入する費用に近い場合は、最新機種への買い替えを検討するのが賢明な判断といえるでしょう。

まとめ

ビジネスシーンで焦りがちな「FAXが届かない」という問題は、送信側の単純なミス、受信側の設定、使用している通信環境、そして機器本体の不具合など、さまざまな要因が複雑に絡み合っている可能性があります。

まずは慌てずに、送信レポートでエラー内容を確認したり、用紙切れや番号間違いといった基本的な設定をチェックしたりすることから始めて、冷静に一つずつ可能性を潰していくように、段階的に原因を特定していくことが解決への近道です。

また、トラブルを未然に防ぐためにも、日頃から簡単な清掃などの定期的なメンテナンスを心がけましょう。そして、自力での解決が難しい根深い問題の場合は、専門業者への診断や修理の相談もためらわずに検討することが重要です。