FAX送信状で成功するビジネス展開戦略：個人事業主と法人のためのFAX番号の取得と活用方法｜ValueFAXコラム126

FAX送信は、デジタル化が進む現代でもなお、ビジネスの現場で重要なコミュニケーションツールです。個人事業主や法人間での情報交換では、FAXの迅速性と直接的なやりとりは大きなメリットです。

ここでは、なぜ電話番号とFAX番号を分けるべきか、FAX番号の効果的な取得方法、FAX送信を用いた成功するビジネス展開戦略について解説します。個人事業主から大企業まで、ニーズに合わせたFAX送信戦略を立てるための具体的なノウハウを習得しましょう。

なぜ電話番号とFAX番号を分けるべきか？

電話番号とFAX番号を分けるかどうかは、ビジネスの運営において重要な決定です。一つの番号で電話とFAXを共有できますが、いくつかのデメリットが伴います。

特に、電話がかかっている間はFAXを受信できない、またはその逆の状況が生じることが主な問題点です。この制約は、ビジネスのチャンスを逃す原因となり得ます。

電話番号とFAX番号を分けるメリット

電話番号とFAX番号を分けるメリットはいくつかあります。

電話とFAXが同時に使用可能になるため、業務の中断を防ぎつつ、顧客サービスの向上が可能です。詳しく見ていきましょう。

個人事業主の場合

プロフェッショナルの強調：個人事業主として独立して活動する際、プロフェッショナルな印象を与えることはとても重要です。電話番号とFAX番号を別々に持つことで、顧客に対して組織的で整理されたビジネス運営という信頼を与えます。

業務の柔軟性：個人事業主の場合、一人で多くの業務をこなす必要があります。電話番号をFAX番号と分けることで、電話での顧客対応と同時にFAXでの書類受け取りや送信が可能になり、業務効率の向上に有用です。

情報の見逃し防止：FAXは、契約書や注文書など重要な文書の送受信に使われることが多いです。FAX専用の番号を設けることで、ビジネスで重要な文書を見逃すことがなくなり、迅速な対応が可能になります。

法人の場合

分業の効率化
大企業や複数部門を持つ組織では、異なる部署が異なる業務を同時に進行する必要があります。例えば、人事部門が新しい雇用契約に関する電話をしている間に、財務部門はFAXで重要な財務報告書を送信しなければならないという状況もあるでしょう。電話番号とFAX番号を分けることで、ある部門が外部との通話中であっても、その影響を受けずに重要文書をFAXで送信できるため、業務の滞りを最小限に抑えます。

業務の効率化

電話番号とFAX番号を分けることで、業務の効率化が図れます。電話は音声でのコミュニケーションに、FAXは文書の送受信に専用化することで、各手段の利用目的が明確になり混乱が少なくなるのです。社員は重要な連絡を見逃すことなく、スムーズに対応できます。

通話の混雑回避

電話とFAXの番号を分けることで、通話の混雑を避けることができます。同じ番号を利用していると、電話が繋がらない状況が発生しやすくなりますが、番号を分けることでリスクを軽減できるのです。顧客や取引先からの電話が迅速に対応できるようになります。

専門的な対応の実現

電話番号とFAX番号を分けることで、各部門が専門的な対応を行いやすくなります。例えば、営業部門が電話で顧客対応を行いながら、バックオフィスがFAXで契約書や重要書類のやり取りできるので、業務に集中できる環境整備に効果的です。

電話番号とFAX番号を分けることは、個人事業主や法人に多くのメリットをもたらします。業務の効率化だけでなく、顧客満足度の向上やプロフェッショナルなイメージの確立に寄与するため、価値のある戦略です。

電話番号とFAX番号を分けるデメリット

電話番号とFAX番号を分けることのデメリットについて説明します。

個人事業主の場合

個人事業主が電話番号とFAX番号を分ける主なデメリットは、コストと管理の手間の増加です。特に小規模な事業主にとって、2つの異なる番号を維持することは、追加的な負担となり得ます。

具体的には、2つの番号に対する月額料金や、それぞれの機器のメンテナンス費用が必要です。さらに、各番号を管理するために必要な時間やエネルギーも考慮しなければなりません。

追加コストや管理の負担は、特に収益がまだ安定していない事業の初期段階で、重くのしかかる可能性があります。

法人の場合

大規模な法人で電話番号とFAX番号を分けるデメリットは、主に設備投資と運用コストの増加です。電話システムとFAXシステムを別々に設置しなければなりませんが、各システムの購入と設置には相応の初期投資が必要です。

各システムの維持管理には専門的な知識が求められるため、適切なスタッフのトレーニングや専門家の雇用を要する場合もあります。

長期的に見ても、運用コストは高くなるでしょう。加えて、多くの従業員が各システムを効率的に使用するための教育とトレーニングには、時間とリソースが不可欠です。

電話番号とFAX番号を分けることには多くのメリットがありますが、事業の規模や業種によっては、デメリットの方が重く感じられる場合もあります。電話とFAXのシステムをどのように構成するかは、事業のニーズに応じて慎重に検討しましょう。

FAX番号の取得方法

FAX番号の取得には、FAXが送信可能な電話番号の種類を理解することが重要です。一般的に利用されている電話回線でも、FAX送信できないことがあります。特に、IP電話番号は設定によりFAX送信が不可能な場合もあります。

FAX番号を取得する具体的なステップとしては、通信事業者に申し込みを行い、必要な機器（FAX機やFAX機能付きプリンター）の設置を行います。

個人事業主の場合、FAX番号の取得は、コストを考慮して最も効率的な方法を選びましょう。

法人では、FAX番号の取得を通じて信頼性の向上を図ることが多いため、しっかりとしたシステムの構築が望ましいです。

必要に応じて複数のFAX番号を取得し、事業の各部門に異なるFAX番号を割り当てることも一つの方法です。部門ごとの管理が容易になり、業務の効率化につながります。

弊社のインターネットFAXサービス「valueFaxBiz」では、市外局番に対応した、お客様専用のFAX受信番号を取得することが可能です。東京【03】大阪【06】IP【050】のエリアに対応しております。新たに電話や電話回線を用意しなくても良いため、初期投資を抑えて導入することができます。

その他のおすすめのサービスとしては、NTTのひかり電話です。低コストで追加番号を設定でき、FAX番号も含めた複数の番号を利用可能です。

FAXが送信できる電話番号には種類がある

日本国内で利用される電話番号には、固定電話番号、IP電話番号、携帯電話番号などがあります。FAX送信が可能なのは、主に固定電話番号と一部のIP電話番号です。

固定電話番号は信頼性が高く、一般的にはビジネスで広く利用されています。IP電話番号の中でも、「050」で始まる番号が多く、一部のサービスではFAX送信が可能です。キャリアによる制約があるため、事前に確認しましょう。

FAX送信を活用したビジネス展開

FAX送信は、今でも多くのビジネスシーンで重宝されています。確実に情報を伝達したい場合や、書類の正式な受け渡しが必要な場面では、FAXが役立ちます。

ここでは、個人事業主と法人それぞれの視点から、FAX送信を活用した営業活動のアプローチ方法や、具体的な事例を紹介します。

個人事業主の場合：FAX送信での営業活動

個人事業主としてFAXを活用する際は、対象となる顧客や業界がFAXを好んで使用しているかを把握することが重要です。

特定の業界では、依然としてFAXでの書類のやりとりが一般的です。効果的にFAXを使用するためには、以下の点を心掛けましょう。

明瞭でプロフェッショナルなフォーマット：FAX送付状は、読みやすく、情報が整理されているものにしましょう。顧客が必要な情報をすぐに見つけられるように、見出しや番号付きリストを活用します。

重要情報の強調：連絡先や返信期限、重要なポイントは強調して記載しましょう。受け取り手が必要な行動を明確に理解できるようになります。

定期的なフォローアップ：FAX送信後は、電話やメールでフォローアップを行い、受信確認とともに追加の説明や質問への対応を行います。

個人事業主がFAXで営業活動する際の、具体的な例を紹介します。

不動産業界におけるFAX利用：
不動産業界では、契約書や重要な文書をすぐにやりとりする必要があるため、FAXの利用が一般的です。例えば、賃貸契約の申し込み書や契約の修正事項をFAXで送受信することで、時間と場所に縛られず迅速に対応できます。

建設業界でのFAX活用：
建設業界では、工事の進捗報告や安全管理の文書が頻繁にやりとりされます。各文書はしばしば図面や具体的な指示が含まれるため、FAXで直接送信することが多いのです。即時性が求められる現場の情報共有がスムーズに行えます。

法律関連の文書のFAX送信：
法律事務所や弁護士事務所では、法的文書の正確性と迅速な送信が不可欠です。裁判所への提出書類やクライアントとの契約書類など、FAXを利用して送受信することで文書の正確なコピーが迅速に相手方に届けられ、プライバシーも保護されます。

上記の例からわかるように、FAXは文書を物理的に送受信できるため、急ぎのやりとりには依然として有効な手段です。書面の原本が必要な場合や、受け取りを確実にしたい状況では、FAXが重宝されます。

法人の場合：FAX送信での営業活動

法人の場合、FAXは大量の情報を一斉に送信する場合や、公式文書を送る際に有効です。大企業や官公庁とのやりとりでは、電子メールよりもFAXが公式と見なされることが多いのです。

法人がFAXを営業に利用する際のポイントを挙げてみます。

フォーマルな書式：ビジネス文書としての格式を整え、社外文書として相応しい言語遣いを心掛けます。

緊急性のある情報の共有：契約書や注文書など、迅速な処理が求められる書類はFAXで送ることで、時間的な遅延を防ぎます。

セキュリティの確保：機密性の高い情報を扱う場合は、FAXが適切かどうか再評価し、必要に応じてセキュリティ対策を施した送信方法を選択しましょう。

法人がFAXで営業活動する際の、具体的な例を紹介します。

保険業界：保険会社では、顧客へのポリシー更新情報や重要な通知をFAXで送信することが一般的です。FAXを使用することで、文書の正確性が保たれる上に、迅速な対応が可能となります。特に法人間での契約更新や保険内容の確認では、フォーマルな書面が求められる場面が多く、FAXが有効活用されています。

医療・医薬品業界：病院やクリニック、医薬品会社では、処方情報や患者の診療記録、薬の発注書をFAXで送受信することが多いです。セキュリティを考慮し、患者情報の機密保持が重要視される中で、FAXは電子メールよりも安全な送信手段として利用されるのです。

教育業界：学校や教育関連の企業では、教材の注文や各種証明書の発行依頼をFAXで行うことがあります。特に、公的な文書や申請書類は正確な記録が必要とされ、FAXが各ニーズに応える形で使われています。急を要する情報の共有や連絡も、FAXの利用が望ましいのです。

各業界では、FAX送信がビジネスの効率化、情報の正確な伝達、文書の公式性の確保という点で重要な役割を担っています。

個人事業主も法人も、FAXを活用することで、ビジネスの効率化と信頼性の向上が期待できます。正しく効果的にFAXを使いこなし、ビジネスチャンスを最大限に生かしましょう。

まとめ

電話番号とFAX番号を分けるメリットとデメリット、FAX番号の取得方法、効果的なFAX送信戦略を解説しました。

FAX送信は、正確なターゲット選定、適切なコンテンツの設計などが重要です。個人事業主と法人の両方で、効率的かつ効果的にFAXを活用することで、ビジネスの可能性が広がります。

あなたのビジネスにもFAX送信を積極的に取り入れ、事業を拡大させましょう。