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コラム

[ValueFAXコラム029]初めてFAXDMを作成する際に必要なチェック項目まとめ

 

商品販促やキャンペーンの告知など、顧客に情報をお届けする方法には様々な種類があります。その中でFAX回線を利用したFAXDMは、一度に大量送信が可能な事や、視聴率の高さが魅力の媒体です。

メールや郵送方式のDMなどと異なる媒体手段ですので、FAXDMを利用した事がない方は、どのように利用するのか分からない方もいらっしゃいます。

そこで今回は、これからFAXDMを利用する方が、原稿などを作成する際や、サービスを利用する場合に必要なチェック項目を紹介していきます。

 

FAXDMのチェック項目とは?

初めてFAXDMを利用する場合、何をすればよいのかが分からない事も多いですよね。

ここでは導入の際、チェックすべき項目をまとめましたのでご覧ください。

 

【最初に必要なもの】

FAXDMは、キャンペーンやDM情報を見込み客にFAX回線を利用し送る媒体手段です。

最初に必要なものは、以下の3つになります。

 

  • 顧客のFAX番号リスト
  • FAX送信機
  • 作成したFAX原稿

 

このうち顧客のFAX番号リストについては、FAXDM送信代行の業者などからレンタルすることができますので、原稿を準備し業者に依頼すればすぐに始める事ができます。

 

顧客リストは業種を絞ろう

最初に顧客リストをレンタルする場合、普段のターゲット業種に近い業種を選ぶようにしましょう。DM送信を重ねていき、反応率を徐々に高めていきます。ある程度の成果が出た段階で、異業種など新規業界を目指すと良いでしょう。

 

原稿作成時の注意点について

FAXを送信する原稿は、A4モノクロで送信されます。このためFAX原稿の特性を理解して原稿を作成する必要があります。

 

原稿作成のソフトについて

原稿はエクセルやワードなど、市販のオフィスソフトなどで原稿は十分作成可能です。

イラストレーターなどの高度な機能は必要ありませんので、ワープロ感覚で文章を作成してみましょう。

 

画像を添付する際の注意点

画像については、モノクロで送信されます。

せっかく用意しても相手先で見えない事が多いため、極力使用しないようにしましょう。

 

レイアウトは簡潔に

アピールしたいキャンペーンや販促情報を記載して行きます。

伝えたい内容が多い場合は、文字サイズが小さくなり、文章が長いと読み難くなります。

伝えたい内容は簡潔に、ある程度読みやすい大きさのフォントを使用するようにしましょう。

こちらではFAXDM作成のポイントを簡単に説明しています。(https://web.value-fax.com/page/7.php

 

クレーム対策も必要

FAXDMでは、相手先のトナーや用紙を使用しますので、一定の確率でクレームが発生します。

クレームが起きた場合は真摯に対応する必要があります。

また、送信する原稿に「次回から送信を希望しない」というチェックボックスを付けておく事で、クレームの発生確立を抑える事ができます。

 

送信先について気を付ける点は原稿の作成が完了した後、FAXを送信する際にあります。

注意すべき点をまとめましたので、ご覧ください。

 

BtoB(企業間取引)に限る

FAXDMを利用する場合、一般公開されている企業のFAXに送信しますので、法律では問題ない範囲と言われています。

ただし一般公開されている企業以外(個人宅など)に送るのは問題がありますので、避けるようにしましょう。

 

送信企業の規模について

成果が出やすい企業の規模としては、小規模な企業である必要があります。

大企業など大きな組織では、サービスを導入する際などに決定権を持つ役職などに届く前に、原稿が捨てられる可能性が高いからです。

 

送信日時を選ぶようにしましょう

送信先の企業の営業時間をチェックし、忙しい時間帯などは避けるようにしましょう。

一般的な企業では、午前中に問い合わせが多く処理に追われます。

このような忙しい時間帯にFAXを送信すると、それだけで反応率は下がってしまいます。

ただし、大量に送信する場合、個別に時間指定などは不可能ですので、業種の傾向などから判断するようにしましょう。

より詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてください。

FAXDM送信で、クレームを受けない方法とは?

 

 

まとめ

今回は、初めてFAXDMを作成する際に必要なチェック項目をまとめました。

FAXDMを始める場合、顧客リストについてはまとまった件数が必要になりますので、代行業者にレンタルをオススメします。

valueFAXでは、約450万件の顧客リストの中から無料でレンタルしていただけます。また、原稿作成など分からない事は無料でアドバイスを行っております。

原稿作成については、自社が販促したい内容を整理し、なるべく簡潔にまとまるようにしましょう。

最初は反応率が低くても、興味を持って貰えるアプローチを繰り返していく事で、少しずつ開拓できるようになります。

また、送信日時なども、相手先の業務時間などを考慮することで反応率を上げる事が出来ます。FAXDMのメリットを活かし、販促やキャンペーン告知がスムーズに伝わるよう、工夫を心掛けましょう。

FAXDMを業者に依頼される場合は、以下の記事も参考にしてください。

FAXDM代行を依頼する際のチェックポイント (https://web.value-fax.com/news/2020/03/23/acting-check/