FAXサーバーとは？導入メリットと選定ポイントを徹底解説

FAX業務のデジタル化が進む中、従来の複合機やFAX機器から、より効率的なFAXサーバーへの移行を検討する企業が増えています。本記事では、FAXサーバーの基本的な仕組みから導入メリット、選定時のポイントまで、企業のFAX環境改善に必要な情報を詳しく解説します。

 

FAXサーバーの基本的な仕組みと概要

FAXサーバーは、パソコンからFAX送受信を一元管理するシステムです。従来のFAX機器とは異なり、デジタル化された営業活動を実現します。

 

FAXサーバーとは何か

FAXサーバーとは、インターネット環境を利用して、パソコンやスマートフォンからFAXの送受信ができるシステムのことです。

従来は、FAX機器の前に行って書類をセットし、送信していました。しかし、FAXサーバーであれば、デスクの自分のパソコンから、ボタン一つでFAXを送信できます。

また、受信したFAXもスキャンされてデジタルデータになるため、紙を扱う必要がありません。保管場所も取らず、必要な情報を素早く検索できるのです。

 

従来のFAX機器との違い

従来のFAX機器では、受信したFAXは紙で出力されます。そのため、受信室に人を配置して、届いたFAXを確認し、関係部門に配布する業務が必要でした。

一方、FAXサーバーではFAXがデジタルデータとして保存されます。受信したFAXは、メールのように指定した人に自動配信される設定も可能です。

紙の管理業務がなくなることで、業務効率が大幅に向上します。また、FAX機器のリース料金やトナーの購入費用もなくなるため、コスト削減にもつながるのです。

 

FAXサーバーの主な機能と特徴

FAXサーバーには、さまざまな便利な機能が備わっています。

まず、予約配信機能があります。配信したい日時を事前に指定すれば、その時間に自動的にFAXが送信されます。営業担当者が対応する必要がなく、夜間や休日の送信も可能です。

次に、大量配信機能です。ビジネス用途では、複数の企業に同じFAXを一度に送信したい場面があります。FAXサーバーは、数千件、数万件のFAXを短時間で送信できます。

さらに、送信結果の管理機能も重要です。どのFAXが正常に届いたのか、どのFAXが送信失敗したのかを詳細に記録できます。この情報をもとに、営業活動の改善が進むのです。

 

FAXサーバー導入による3つのメリット

FAXサーバーを導入することで、企業は大きな利点を得られます。3つの主要なメリットについて、詳しく解説します。

 

コスト削減効果の実現

FAXサーバー導入によって、まず紙のコストが削減されます。従来は受信したFAXがすべて紙で出力されていました。しかし、FAXサーバーではデジタルデータとして保存するため、用紙代がかかりません。

また、FAX機器そのもののリース料金や保守費用も不要になります。複数台のFAX機を保有している企業であれば、その削減効果は非常に大きいのです。

さらに、トナーやインク、紙詰まりの修理対応なども必要なくなります。細かなコストですが、年間で計算すると相当な額になることが多いのです。

一般的には、月間コストが50パーセント以上削減されるケースもあります。

 

業務効率化と生産性向上

FAXサーバーを導入すると、紙管理の業務がなくなります。従来は、受け取ったFAXを分類して各部門に配布する業務が毎日発生していました。

FAXサーバーでは、受信したFAXが自動的にメールのように配信される設定ができます。営業担当者は自分のメールボックスで確認するだけです。

また、営業活動の効率も向上します。大量のFAXを短時間で送信できるため、新規営業案件への対応スピードが上がるのです。さらに、送信結果をすぐに確認できるため、反応の良い顧客層への追加営業も素早く実行できるようになります。

 

セキュリティ強化とコンプライアンス対応

FAXサーバーは高度なセキュリティ機能を備えています。通信時には256ビット暗号化により、データが保護されます。

紙のFAXは、誰でも受け取れるため、機密情報の漏えいリスクがありました。しかし、FAXサーバーは指定した人のみがアクセスできるよう設定が可能です。

また、送信ログが自動的に記録されるため、コンプライアンス対応が容易です。どの企業にいつFAXを送信したのか、という情報が詳細に保存されます。これは、個人情報保護やトラブル対応時に、重要な証拠となります。

 

FAXサーバーの種類と比較

FAXサーバーには複数の形態があり、企業の規模や用途に応じて、最適なものを選ぶ必要があります。

 

オンプレミス型FAXサーバーの特徴

オンプレミス型は、企業の社内に専用のサーバーを設置する方式です。

最大の特徴は、カスタマイズの自由度が高い点です。企業の特殊なニーズに合わせて、さまざまな機能を追加できます。また、セキュリティについても、社内で完全にコントロールできます。

一方、デメリットもあります。それは導入時に大きな費用がかかることです。さらに、サーバーの管理と保守を社内で行なわなければならず、システム部門のスタッフが常に対応する必要があります。その結果、人的コストの増加にもつながります。

複数の拠点がある場合、各拠点にサーバーを置くか、一本化するかという問題も発生します。大企業向けの選択肢といえるでしょう。

 

クラウド型FAXサービスの特徴

クラウド型は、インターネット経由で提供されるサービスです。企業は自社にサーバーを置く必要がありません。

導入が簡単で、すぐに利用を開始できることが最大のメリットです。初期費用も少なく、月額料金で利用できるため、中小企業に向いています。

また、大量配信に対応した高速送信機能が備わっています。複数の企業に効率的にFAXを配信したい場合、クラウド型は優れた選択肢です。

送信結果の管理機能も充実しており、どのFAXが到達したのかがすぐに分かります。差込印刷機能により、受信企業の会社名を自動的に入れることもできます。

セキュリティについても、サービス提供企業が責任を持つため、社内での管理業務が不要です。

 

インターネットFAXとの違いと使い分け

インターネットFAXは、クラウド型FAXサービスの一種です。ただし、一般的には個人や小規模企業向けのシンプルなサービスを指します。

基本的な送受信機能が備わっていますが、大量配信機能や複雑なカスタマイズは対応していないことがよくあります。料金は非常に安く、月数百円からの利用も可能です。

一方、FAXDM専用のクラウド型サービスは、営業活動に特化しています。大量送信、差込機能、反響測定など、営業効果を高めるための機能が充実しているのです。

シンプルな送受信だけであれば、インターネットFAXで十分ですが、営業活動を強化したいのであれば、専用のFAXDMサービスを選ぶべきです。

 

FAXサーバー選定時の重要ポイント

FAXサーバーを選定する際には、確認すべき機能や要件がたくさんあります。企業のニーズに合ったものを選ぶための、重要なポイントを紹介します。

 

送信ログ管理機能の確認事項

送信ログ管理機能は、FAXサーバー選定時に最も重要です。この機能がなければ、営業活動の効果を測定できません。

確認すべきポイントとしては、まず、送信したFAXがきちんと到達したのかが分かるかどうかです。到達状況が「成功」「失敗」「タイムアウト」など、詳細に分類されているサービスを選びましょう。

次に、ログデータをダウンロードして分析できるか確認します。CSV形式で出力できれば、Excelでの分析が容易になります。

さらに、反響測定機能があることも大切です。例えば、FAX送信後の問い合わせ数を記録できると、営業効果をより正確に把握できます。

確認項目	必須かどうか	理由
到達状況の詳細分類	必須	送信結果の正確な把握
ログデータ出力機能	必須	分析のための基礎データ
反響測定機能	重要	営業効果の測定
送信時刻の記録	重要	送信タイミングの検証

 

複数拠点での運用対応

企業に複数の営業所がある場合、全拠点から同一システムで送信できることが重要です。

確認すべきポイントとしては、まず、本社と支店が同時に利用できるか、という点です。ユーザー管理機能により、各拠点に異なるユーザーを設定でき、権限管理ができるサービスが理想的です。

次に、送信リストの共有ができるかも大切です。一度作成したターゲットリストを、すべての拠点が使用できると、リスト作成の手間が減ります。

さらに、複数拠点でのボリュームディスカウントが適用されるか確認しましょう。送信件数が多いほど、単価が安くなるサービスを選ぶことで、コスト効率が向上します。

 

既存システムとの連携性

多くの企業は、すでに顧客管理システムやERPシステムを導入しています。FAXサーバーがこれらと連携できると、業務がスムーズになります。

確認すべきポイントとしては、API連携が可能かどうかです。API経由で顧客データを取得し、自動的にFAXの配信ができれば、手作業が大幅に減ります。

また、一般的なデータ形式（CSV、Excel）での取り込みが可能かも重要です。これができれば、多くのシステムからのデータ移行が容易です。

さらに、メール配信システムや電話営業代行サービスとの連携も価値があります。FAX送信後の追跡営業を自動化できるからです。

 

大量送信への対応能力

営業活動で大量のFAX送信を予定している場合、送信速度が重要です。

確認すべきポイントとしては、1時間あたりの送信件数です。多くのサービスでは、1時間に数万件の送信が可能です。規模に応じて、どの程度の送信速度が必要かを事前に計算しておきましょう。

また、複数ページの送信対応も確認します。送付状と本文を含めた複数ページのFAXを送信したい場合、この機能は必須です。

さらに、差込印刷機能の柔軟性も重要です。受信企業の会社名、担当者名など、複数の項目を自動的に差し込める機能があると、営業効果が高まります。

 

導入時に検討すべきコストと運用体制

FAXサーバー導入には、初期費用と運用費用の両方を検討する必要があります。また、社内の体制整備も欠かせません。

 

初期費用と運用コストの比較

FAXサーバー導入時の費用構造を理解することが重要です。

オンプレミス型の場合、サーバー機器の購入費用が数百万円かかる場合もあります。加えて、インストール費用や初期設定費用も発生します。毎年の保守費用も必要です。

一方、クラウド型FAXサービスは、初期費用がほぼゼロです。月額料金か、送信ごとの課金で利用できます。後払い対応のサービスも多く、キャッシュフローへの負担が少ないのです。

ただし、大量送信を継続する場合、クラウド型の方が月額コストが高くなる可能性もあります。送信量が多いほど、料金プランの見直しが重要です。

一般的には、送信料金が1枚あたり2～3円程度のサービスが多くなっています。複数年の利用を想定して、総コストを比較することをおすすめします。

 

必要な社内体制と人材

クラウド型FAXサービスを導入する場合、専門的なIT人材は必要ありません。基本的なパソコン操作ができれば十分です。

ただし、運用体制の整備は重要です。例えば、誰がFAXDMキャンペーンの企画を担当するのか、原稿作成は誰が行うのか、送信結果の分析は誰が行うのか、という役割分担を事前に決めておきましょう。

営業管理システムとの連携を検討している場合、最初の設定にはシステム部門のサポートが必要です。しかし、設定後の日常業務は営業担当者が行うことがほとんどです。

また、サービスプロバイダーのサポート体制を確認しておくことも大切です。不明な点があるとき、電話やメールで相談できる体制があると、安心して利用できます。

 

BCP対策とバックアップ体制

データセンターの立地と冗長性は、BCP（事業継続計画）の観点から重要です。

確認すべきポイントとしては、データセンターが国内にあるかどうかです。国内であれば、データ保護に関する法律をより適切に遵守できます。

次に、複数のデータセンターでのバックアップが行われているか確認しましょう。一つのセンターに障害が発生した場合でも、別のセンターからサービスが継続できると、ビジネスの中断リスクが軽減されます。

さらに、定期的なシステムメンテナンスはどの時間帯に行われるのか、という点も重要です。営業活動の時間帯にメンテナンスが行われないサービスを選ぶことをおすすめします。

 

当社のFAXサービスソリューション

株式会社valueは、FAXDMと営業支援に特化したサービスプロバイダーです。複数のニーズに対応した、幅広いサービスラインナップを提供しています。

 

送受信から大量配信まで対応するサービスラインナップ

当社では、複数のFAXサービスを提供しており、企業のニーズに応じた選択が可能です。

FAXDM専用の「valueFax」は、営業活動を強化したい企業向けのサービスです。大量配信、差込機能、送信結果管理など、営業効果を最大化するための機能が充実しています。

月間送信件数が多い企業向けには、ボリュームディスカウントも用意しています。送信料金は1枚あたり2.5円（税込）からと、業界水準でも最安値レベルです。

インターネットFAXの利用を希望される企業向けには、「valueFaxBiz」というサービスもあります。こちらは、シンプルな送受信機能に特化しており、小規模な利用に適しています。

さらに、SMS配信サービス「valueSMS」も提供しており、FAX配信と組み合わせた営業活動も可能です。

 

システム部門向けの導入サポート体制

当社のサービスは、クラウド型であるため、社内システム部門の負担が少ないという特徴があります。

既存の顧客管理システムやERPシステムとの連携を検討されている企業様向けには、API連携のサポートを提供しています。技術的な詳細は、当社の営業担当やサポートセンターにご相談いただければ対応可能です。

また、データセンターは国内に設置されており、セキュリティ対策も万全です。プライバシーマーク（Pマーク）の認定を受けており、個人情報保護についても高い基準で対応しています。

システム導入後の運用サポートについても、平日10時から18時まで電話対応が可能です。不明な点やトラブルが発生した際は、お気軽にご相談ください。

 

営業部門向けのFAXDM活用支援

当社は、単なるFAX送信サービスだけでなく、営業効果を高めるための総合的なサポートを提供しています。

例えば、FAXDM原稿の制作サポートです。テンプレートは100種類以上用意しており、初回は無料でコンサルティングを行っています。反響率を高めるための原稿ポイントについても、アドバイスが可能です。

さらに、FAX送信後のフォローコール（テレマーケティング代行）も提供しています。FAXだけでは反響が出ない場合、その後の電話営業代行を利用することで、営業効果を大幅に向上させられます。

実際の事例では、テレマーケティング代行を組み合わせることで、FAX単体の場合の5倍以上の成果を上げた企業様もいらっしゃいます。

 

柔軟な料金プランとカスタマイズ対応

当社の料金体系は、シンプルで分かりやすいことが特徴です。

初期費用は無料で、送信分のポイント課金のみです。固定費用もなく、必要な時に必要な分だけ利用できます。後払いサービスも用意しており、キャッシュフローに配慮した支払い方法が選択できます。

送信料金は全国一律で2.5円/枚（税込）からとなっており、ボリューム割引により単価がさらに下がります。定期配信割引や年間契約割引も用意しており、継続的な利用を計画している企業様にはお得です。

複数拠点での利用や、複数の営業キャンペーンを並行して進めたいといった、特殊なニーズにも対応可能です。詳しくは、営業担当までお気軽にご相談ください。

 

よくある質問（FAQ）

FAXサーバーの導入を検討されているお客様から、よくいただくご質問にお答えします。

 

Q1：FAXサーバーとクラウドFAXサービスはどちらを選ぶべきですか？

企業規模と送信量によって、選択が異なります。

大企業で複雑なカスタマイズが必要な場合は、社内システムとの完全統合が可能なオンプレミス型FAXサーバーが適しています。

一方、中小企業や営業効果の向上を目的とする場合は、クラウド型のFAXDM専用サービスがおすすめです。導入が簡単で、初期投資が少ないため、すぐに営業活動を開始できます。

月間送信件数が5,000件を超える企業であれば、クラウド型の方がコスト効率が良いことがほとんどです。

 

Q2：既存のFAX番号はそのまま使用できますか？

FAXサーバーへの移行時、既存のFAX番号の取り扱いは、選択するサービスの形態によって異なります。

オンプレミス型FAXサーバーの場合、既存のFAX番号をそのまま使用できるケースがほとんどです。ただし、回線の切り替え工事が必要になることもあります。

クラウド型FAXDMサービスの場合、通常は新しいFAX番号が割り当てられます。既存番号の継続利用を希望される場合は、事前に当社営業までご相談ください。

実は、営業活動の目的であれば、新しいFAX番号であっても、反響に大きな影響はありません。むしろ、新しい番号で送信することで、より多くの企業に新規営業が可能になります。

 

Q3：大量送信時の送信速度はどの程度ですか？

当社のvalueFAXの場合、1時間あたり約10万件の大容量配信が可能です。現在、ご利用ユーザー様も急激に増えており、設備も現在の2倍増を目指し進めております。

例えば、5,000件のFAXを一度に送信した場合、通常は数分で完了します。10万件の大規模キャンペーンでも、数時間以内に送信が終了するのです。

送信速度は、ファイルサイズや現在のシステム負荷によって若干変わります。ただし、通常の営業活動であれば、遅延によるストレスはほぼありません。

また、予約配信機能を利用すれば、営業時間内に送信が完了します。深夜の送信も可能ですが、ビジネスマナーとしては、営業時間帯の送信をおすすめします。

 

利用者の声

実際にFAXサーバーを導入されたお客様の成功事例をご紹介します。

 

成功事例1：製造業A社様：月間コスト50％削減を実現

製造業のA社様は、複数の営業所にFAX機を配置していました。月間のリース料金、トナー、用紙代などで、かなりの費用がかかっていたとのことです。

当社のvalue FAXを導入したところ、従来は代行業者に依頼していたFAXDM送信を、自社で内製化することができました。

導入前は、月間20万円以上のFAXDM業者への依頼費用がかかっていたのですが、導入後は月間送信量に応じた従量課金となり、実際の送信量に応じた費用のみで済むようになったのです。

結果として、月間コストが従来の50パーセント以上削減され、大きな経営改善につながったと、喜んでいただいています。

 

成功事例2：不動産業B社様：FAXDM活用で新規開拓効率が3倍に

不動産売買業のB社様は、従来は紹介営業が中心でした。新規開拓を強化したいというご要望でした。

当社のFAXDMサービスと、当社が提供するレンタルリストを組み合わせることで、効率的な新規営業が可能になりました。

原稿コンサルティングも初回は無料で提供したため、反響率の高い営業資料を作成できたのです。

導入前は、紹介営業のみで月間数件の新規案件でしたが、導入後は大量のFAXDM配信により、月間の新規開拓案件が3倍以上に増加したと報告をいただいています。

さらに、ボリュームディスカウントも適用され、送信単価が安くなったことで、営業効率がさらに向上しました。

 

成功事例3：卸売業C社様：複数拠点の受発注業務を一元管理

卸売業のC社様は、全国に10の営業所を持つ中堅企業でした。各営業所で別々のFAXシステムを運用しており、管理が煩雑だったのです。

当社のvalueFAXを導入することで、本社から全営業所の送信状況をリアルタイムで把握できるようになりました。

各営業所で作成したターゲットリストを全社で共有でき、重複送信を避けられました。さらに、送信結果の一元管理により、営業効率の可視化が進みました。

複数拠点での利用に対応したボリュームディスカウントも適用され、全体の送信コストが削減されました。社内の業務効率が大幅に向上し、営業担当者がより営業活動に注力できるようになったとのことです。

 

まとめ

FAXサーバーは、企業のFAX業務を大幅に効率化し、コスト削減とセキュリティ強化を実現する重要なソリューションです。自社の業務規模や要件に合わせて、オンプレミス型やクラウド型から最適な選択をすることで、FAX業務の課題を解決できます。