FAXDMのクレーム対策で効果をより高めよう！！｜ValueFAXコラム64
FAXDMのクレーム対策で効果をより高めよう！！
FAXDMは、低コストで運営でき費用対効果の高い媒体として大手企業も採用するなど人気の販促ツールとなっています。
一方で媒体の特性上、相手先のFAX機器を使用するため一定の確率でクレームが発生する事もあります。
このため事前に対策を打ち、媒体効果を高める事が大切です。
そこで今回は、FAXDMのクレーム対策で効果をより高める方法について解説していきます。
FAXDMを利用されている方は、是非参考にご覧くださいね。
FAXDMのクレームとは？
そもそもFAXDMのクレームとは一体どのような内容が多いのでしょうか？
FAXDMは原稿を送信する際、相手先企業などのFAXで紙媒体として出力・印刷される事になります。
この時僅かながらトナーや紙代が発生しますので、送信した内容に興味がない場合などはクレームとなってしまう可能性があります。
また、こうしたクレームが発生する確率は送信した件数の1%程度とも言われています。
実践可能なFAX DMのクレーム対策
それではこうした送信時に発生するクレームを事前に抑える対策をご紹介していきます。
・FAXの配信停止希望欄を設ける
原稿下部にFAXDMの配信停止希望欄を設けておくことで、配信停止希望をFAXで受付する事が可能になります。
具体的には「今後FAX案内を希望しない」等のチェックボックスを設けるとよいでしょう。
FAXを受け取った相手先は返信の手間は掛かりますが、意思表示が簡単に行えますのでクレームを防ぐ手段として効果的ですね。
・FAX DM停止希望者には再送しない
FAXDMの停止依頼を受け取った場合、次回から必ず送信しないよう対処する必要があります。
万が一、再送してしまった場合は直接的なクレームに発展する可能性が高くなります。
このため最初に停止依頼をいただいた宛先へは、再送しないよう顧客リストから削除することや、FAX番号をきちんと整理しておく事が大切です。
・FAXを送信する時間帯を工夫する
相手先企業の規模や営業時間にもよりますが、FAXDMは送信の際、相手先のFAX機器を稼働させることになります。
このため深夜〜早朝にかけての配信を避けるなど、時間帯を工夫することをおすすめします。
・FAX送信先が興味を持ちそうな内容を送信する
FAXDMを送信する原稿は、相手先が受け取った場合に少しでも興味を持って読んでもらえる内容でしょうか？
実際に商品の購入やサービスの申し込みに繋がらない場合でも「情報の価値」を感じてもらえるかが大切なポイントになります。
送信先が支払うFAXのトナー代や紙代以上に興味を持ってもらえるかを意識する必要があります。
詳しい記事はこちら
≫≫FAXDMの効果をあげるための書き方や工夫とは？
・更新された顧客リストを利用する
FAXDMを一斉送信する際に使用する顧客リストに、転居前の情報が残っているケースや、クレームが発生した方の情報が残っている場合があります。
こうした古い情報リストを使用してしまうと、ハードクレームになる可能性があります。
このため定期的にクリーニングされたFAX番号・顧客情報を保つリストを利用し、配信するようにしましょう。
このようにFAXDMを始める際、送信方法や内容を工夫することでクレーム対策を実施することができます。
FAXを送信する相手先を気遣うことで、販促効果を高めることができますので、是非実践してみましょう。
実際にクレームが発生した場合は？
万が一実際にクレームが発生した場合は、どのように対応すればよいのでしょう？
ここではクレーム発生時の注意点について解説していきます。
注意点①：迅速に対応しましょう
クレームは対応する内容も大切ですが、何より迅速に行動する事が何より大切です。
お電話での対応であれば、速やかに連絡を入れるなど早急な対応がまずすべき事柄と言えます。
注意点②：相手の話を聞く
お電話や訪問の際、まずは落ち着いてお客さまの話を聞きましょう。
とくに不快と感じられている点については、業務上の内容と心理的な面を併せてお伺いすることが大切です。
注意点③：謝罪・対応策をお伝え
送信作業にミスがあった場合は、顧客リストから完全に削除した上で真摯にお詫びしましょう。
クレームの内容によっては、上司に替わって対応するなど状況に応じ接する必要があります。
このようにクレーム対応は、相手に誠意が伝わるよう真摯に対応することをおすすめします。
関連記事
≫FAX DMのクレームにはどんな種類がある？FAX DMのクレームを減らす方法も伝授
まとめ
今回は、FAXDMのクレーム対策で効果をより高める方法や、FAXDMを利用する際に実践可能なクレーム対策をいくつかご紹介しました。
いずれもFAX機器を活用し、効果を高める方法ですので是非活用してみて下さい。
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